| 11 июня 2014

Бизнес-кейс: внедрение системы анализа продаж и запасов в ритейле

Bel.biz продолжает публикацию серии бизнес-кейсов – случаев из практики белорусского бизнеса, которые станут пособием для начинающих бизнесменов и источником идей для уже успешных на рынке компаний. Сегодня своим бизнес-опытом делятся заместитель генерального директора по развитию информационных технологий СООО «НТС» (правообладатель торгового знака «Родная Сторона») Елена Оборотова и начальник отдела аналитики Кульговеня Павел.

Компания: СООО «НТС»

Задача: Получить оперативный контроль над запасами и продажами в каждом из объектов сети

Когда торговая сеть стала интенсивно развиваться,  стало понятно, что старые системы перестали отвечать текущим потребностям бизнеса, а без качественной аналитики развитие сети практически невозможно.

Старые системы бизнес аналитики были уже не так гибки. Они отлично справлялись со стандартными отчетами. Но в связи с ростом компании у руководителей появилась потребность в других отчетах, которые бы показывали полную картину всех процессов, происходящих в сети.

Группе аналитики приходилось брать данные из 5-6 учетных систем и обрабатывать их в Excel и Access.  Все понимали, что точность таких отчетов и оперативность их создания была очень низкой. Никого не удивляло, если на разработку отчета могла уйти целая неделя. Требовалась более гибкая и прогрессивная система бизнес аналитики.

Решение: внедрить систему для анализа информации о продажах и запасах на базе платформы QlikView

При построении ИТ ландшафта очень важно, чтобы ИТ решение соответствовало самой компании и требованиям бизнеса с точки зрения масштабируемости.  Компании была необходима система, которая позволяла перерабатывать огромные массивы информации. Системы бизнес аналитики предполагают серьезные долговременные проекты с проработкой хранилищ данных и только уже на последующих этапах непосредственно построение системы аналитической отчетности.

Платформа QlikView позволяет быстро получить результат – готовую аналитическую отчетность без затрат на построение хранилища данных. Это достаточно простое решение, которое легко и быстро разворачивается.

Основными критериями при выборе компанией данного решения стало соотношение цены, времени внедрения и качества. QlikView подходил по всем этим параметрам. Кроме того, QlikView выигрывал по стоимости владения.

Проблемы, которые пришлось решить

Изначально проект несколько буксовал. Мы решили изменить подход к организации проекта и выбрали Атлантконсалт. Эта компания предлагала не просто «коробочное» решение, а уникальную систему, разработанную и настроенную под нашу торговую сеть. Кроме того, у них уже был опыт работы с интеграцией систем QlikView и SAP.

Поэтапно был расписан план по разворачиванию продукта на два года в зависимости от требований бизнеса.

В итоге проект был выполнен точно в срок и в рамках запланированного бюджета.

В целом проект прошел довольно легко. Единственная и небольшая сложность, которая возникла – это человеческий фактор со стороны пользователей.

«Можно внедрить очень хорошую инновационную систему, но при этом бизнес пользователь не начнет в ней работать. Иногда требуются дополнительные знания и навыки. В проекте так и было. Но QlikView настолько  гибок и мобилен с точки зрения настроек и  user friendly, что, осознав все возможности, наши пользователи втянулись. И тут возникла следующая проблема: как немного притормозить полет фантазии, чтобы не получить очень тяжелые, перегруженные информацией отчеты» - рассказывает Елена Оборотова.

Сроки внедрения решения

Уже через 2 месяца  после старта проекта группой бизнес аналитики  был получен первый отчет. Было не просто развернуто коробочное решение для ритейла, созданная система полностью основывалась на специфических требованиях НТС. 

«Некоторые поставщики предлагают узкий подход к обработке данных. Когда  используют ограниченный шаблон (так называемое коробочное решение), подключают его к источнику данных и получают красивую картинку за 1-2 месяца. Мы не шли по такому пути. Нас интересовал более глубокий анализ. Через 3 месяца после старта проекта стало понятно, что система работает именно так, как нужно НТС и учитывает всю специфику торговой сети. Далее в течении года мы вместе с командой Атлантконсалт уже работали только  над доработкой и совершенствованием системы» - рассказывает Павел Кульговеня.

Результаты

Сократились затраты на содержание  подсистем аналитической отчетности: в 3 раза сократились объемы копируемых данных по товародвижению из системы в систему (для создания различных типов отчетов).

Сейчас все хранится в QlikView. Учитывая интенсивный рост компании и увеличение количества торговых объектов – это очень существенное сокращение издержек.

Самым важным результатом  для бизнес-пользователя стало сокращение времени на сбор информации из различных систем.

Раньше специалисту-аналитику отдела на создание нового отчета требовалось около недели. Сейчас, создание новой формы аналитического отчета занимает 1 день; на сведение информации для отчета требовалось 3-4 часа, сейчас эта процедура занимает 1 час.

Вопросы экспертам

На вопросы Bel.biz отвечает руководитель проектов QlikView Атлантконсалт, Евгений Ивандиков.

Эффективность внедрения ИТ-решений можно оценивать как с точки зрения роста производительности труда, так и по финансовым показателям. Есть ли у «Атлантконсалт» своя система оценки эффективности внедрения ИТ-решений? Что в нее входит?

Каждое ИТ-решение, которое внедряется у клиента,  имеет свои цели и задачи. CRM системы, к примеру, призваны увеличить доходы компании. И критерии оценки в данном случае достаточно прозрачны: сокращение временных затрат персонала, повышение эффективности управления (бизнес процессов), увеличение доходов, доля рынка  и др.

Оценка окупаемости BI-решений – задача сложная и на сегодняшний день не имеет стандартных общепризнанных решений. Некоторые эксперты склоняются к тому, что просчитать возврат инвестиций от внедрения BI в течение стартового периода использования невозможно, поскольку преимущества станут очевидны лишь в долгосрочной перспективе.  В каждом отдельном случае, в каждой компании будут свои уникальные критерии, которые зависят непосредственно от целей и задач, которые ставит заказчик. Это может быть и повышение скорости и точности составления отчетов, аналитики и планирования, и повышение эффективности процессов принятия решений, и увеличение удовлетворенности клиентов. Реже BI-системы позволяют добиться сокращения операционных расходов или увеличения объемов выручки.

Аналитика дает руководству компании реальные и понятные данные, которые позволяют оперативно принимать нужные и правильные управленческие решения. Кроме того, системы бизнес-аналитики дают возможность моделирования различных бизнес-ситуаций. В практике Атлантконсалт был случай, когда внедренная система BI позволила клиенту избежать значительных убытков из-за колеблющегося курса рубля.

Именно поэтому создать универсальную систему оценки эффективности внедренного ИТ-решения, которая бы работала на каждом проекте достаточно сложно.

Насколько широко в белорусском ритейле используются современные ИТ-решения по сравнению с соседними странами (РФ, ЕС, страны СНГ)?

Еще 10 лет назад у белорусского потребителя не было такого выбора, где ему совершать покупки.  Сегодня мы можем говорить о «звездном часе» для белорусского ритейла. С развитием сетевой торговли, созданием транспортно-логистических центров и приходом на белорусский рынок крупнейших мировых игроков эта отрасль переживает значительный рост. Согласно данным Министерства торговли Республики Беларусь, за 2013 год объем розничного товарооборота, учитывая все каналы реализации, увеличился по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года в сопоставимых ценах на 17,9%.

Для того, чтобы иметь возможность быстро развиваться, открывать новые торговые объекты необходим «крепкий тыл» – ИТ-инфраструктура, которая позволит быстро расти. Конечно, вручную, по старинке уже никто не работает. Используются те или иные ИТ-системы. Это могут быть и комплексные ERP системы, и  бизнес-аналитика  для работы с BIG DATA, бюджетирование, управленческий учет, финансовый менеджмент,  специальные системы работы с клиентами, формирования и учёта потребительского спроса. Да, еще рано говорить о том, что мы идем в ногу со странами Европы или Россией, но судя по спросу на рынке ИТ-систем для ритейла, нельзя не отметить то, что мы их активно догоняем.



Теги: Беларусь, бизнес, кейсы, IT решения
Будь в курсе событий
Подпишитесь на наш пятничный дайджест, чтобы не пропустить интересные материалы за неделю