USDКурс снизился 1.8808
EURКурс снизился 2.0268

| 21 декабря 2012

Автоматизация бизнес-процессов: необходимость или дань моде?

Риск – вот слово, которое преследует нас всю нашу жизнь. Рисковать приходится ежечасно: дома, на улице, в транспорте, на работе – везде. Где-то риск оправдан, где-то его следует избегать. Постепенно у нас формируется представление, как достичь максимальной пользы при минимальном риске. Сохранение этого баланса – одно из главных правил нашей жизни.

Мы стараемся руководствоваться им и в бизнесе, где понятие «риск» – предмет пристального внимания со стороны всех участников любого рынка. Мы сокращаем свои риски разными способами, и один из них – автоматизация бизнес-процессов.

Оптимизируем работу фирмы

Будем исходить из того, что бизнес-риск – это риск потерь, связанных с принятием руководством фирмы неверных решений. В таком случае неплохо бы разобраться, в чем может быть причина неверного решения.

В чем угодно – не забываем о человеческом факторе. Значит, необходимо минимизировать влияние этого фактора, переложив часть функционала с сотрудников на информационные системы. Иными словами, нужно автоматизировать бизнес-процессы предприятия.

Что нам это даст? Например, автоматизация позволит вести учет товарооборота и денежных потоков любой сложности. Кроме того, информационные технологии могут обеспечить контроль и учет деятельности филиалов компании, если таковые имеются, независимо от их местонахождения. Ну, и сведение к минимуму того самого человеческого фактора: оперативность и точность предоставляемой информации в автоматизированных системах ведения бизнеса намного выше.

Иными словами, автоматизация бизнеса – это комплекс действий, который, с одной стороны, значительно ускоряет и повышает качество определенных процессов в работе фирмы, а с другой – освобождает человеческие ресурсы от выполнения многих трудоемких задач.

Чего опасаются руководители

Руководители многих предприятий, автоматизируя бизнес-процессы, зачастую ставят дополнительную задачу: сокращение персонала. И действительно, если управлять работой предприятия станут с использованием информационной системы, что делать с работниками, которые занимались этим раньше?

С одной стороны, их можно сократить, но рациональней распределить их по другим позициям. Автоматизация бизнеса позволит оптимизировать рабочие процессы, но работы-то от этого меньше не станет. Напротив, в перспективе число заказов будет расти: значительно сократится время на рутинную, бумажную работу – соответственно, будет больше времени на основную деятельность.

Еще один источник сомнения руководителей: зачем внедрять информационные системы управления предприятием, если и так все отлично работает?

Но ведь все может работать еще лучше. Представьте, что можно контролировать работу всех сотрудников, получать подробную информацию о работе компании в любое время и в любом месте. Вы будете обладать актуальной информацией: сколько и на чем зарабатывает ваша компания, а также – сколько и на что она тратит. Таким образом, фактические показатели бизнеса будет легко сравнить с планируемыми.

Помимо того, автоматизация бизнеса объединит работу всех отделов в единый процесс, а информационная система поможет его контролировать. Она не ошибется, за ней не нужно присматривать, ее не надо проверять. Она призвана делать работу компании эффективной.

С чего начинать?

Итак, вы готовы к масштабным переменам. Необходимо поставить перед собой цель: чего вы хотите достичь. Исходя из этой цели, анализируется рынок: какие поставщики какие решения предлагают. Анализируются и сами бизнес-процессы, а заодно и возможность их адаптации к новым условиям.

Дальше вам будет необходим грамотный консалтинг – нужно определиться в конкретных потребностях, что и как автоматизировать.

Консалтинг можно провести самостоятельно, а можно привлечь специалистов, например, IT-компанию. (При этом нужно помнить, что любая компания, проводя консалтинг, ориентирует его на свое IT-решение. Это логично: в конце концов, цель любой фирмы – получать прибыль.)

Следующее – автоматизация базовых процессов. Если это производственное предприятие, ему в первую очередь может понадобиться автоматизированная система сбыта. Ресурсоемкое – надо подтянуть снабжение. Торговой компании прежде всего потребуется управление клиентами (CRM-решения) и финансами. Т.е. на этом этапе необходимо выбрать самое больное место и запускать процесс на нем.

Далее поэтапно автоматизация поглощает все аспекты деятельности предприятия, и постепенно весь персонал вовлекается в единое информационное пространство.

Дорого или нет?

Есть мнение, что ERP-решения очень дорогие. Но все очень условно. При автоматизации бизнес-процессов есть две основные статьи расходов: покупка самого программного обеспечения и услуги по его внедрению (не считая расходов на обучение персонала и техническое перевооружение предприятия).

Что ж, вы можете купить систему и внедрять ее самостоятельно – бюджет сократится как минимум вдвое: ресурсы по внедрению очень дороги. Но своими силами внедрять продукт еще дороже. Ваш сотрудник может пройти обучающие курсы, но опыта внедрения у него нет. Процесс может растянуться на месяцы, а то и годы: специалист будет внедрять систему так, как он ее понимает. Дойдя до определенной точки, он поймет, что ошибся в самом начале, и процесс начнется заново. А ведь внедрение, среди прочего, будет отвлекать вашего специалиста от основного процесса.

Выходит, не так уж и дорого отдать внедрение на аутсорсинг.

С другой стороны, есть риск, что специалист IT-компании, к которой вы обратитесь, также окажется неопытным. Это может быть его первый проект. Заказчик, со своей стороны, желает, чтобы над его проектом трудились люди со стажем.

Так ведь именно они и трудятся. Автоматизация бизнес-процессов – очень сложный процесс, над ним работает целая команда. Возможно, в ней будет один новичок – в конце концов, кадры необходимо освежать. Но руководитель и остальные сотрудники – это люди с опытом.

Чтобы избавиться от подобных сомнений, достаточно помнить: каждая IT-компания имеет портфолио, а также открытую клиентскую базу. Потенциальный заказчик, таким образом, легко может получить всю интересующую его информацию об исполнителе.

Есть еще один интересный момент. Некоторые IT-компании имеют обыкновение демпинговать. Так, программное обеспечение вам могут предложить за небольшие деньги или вовсе бесплатно. Но бизнес есть бизнес, эти щедрые подарки окупятся для исполнителя при внедрении и дальнейшем техническом сопровождении продукта. Поэтому при выборе поставщика ERP-решений стоит оценивать не текущие затраты, а стоимость владения системой (посчитать предполагаемые затраты на 3-5 лет).

Ну, и потом: на ERP-системах тоже можно экономить. Зачем вам комплексное тяжеловесное решение, если ваша компания не такая большая, чтобы была необходимость автоматизировать все и сразу? Есть компании (среди таких – корпорация «Галактика»), которые предлагают куда более доступные отраслевые решения.

Делаем окончательный выбор

При выборе компании-внедренца ERP-систем необходимо помнить о том, что процесс автоматизации очень небыстрый, он растянут во времени. Пока вы определяетесь с компанией-исполнителем, пока она внедряет свой продукт, пока настраивает его, в законодательстве может произойти тысяча изменений.

Вам нужна компания, которая уже «заточена» под местного заказчика. Отечественная компания, такая, как «Галактика». В отличие от других игроков нашего рынка ERP-решений, она предлагает полностью белорусский продукт.

Первое очевидное преимущество такого выбора – цена. Программное обеспечение полностью свое, и стоимость на него определяется только самой компанией-исполнителем, а не ее головным офисом где-то за рубежом. Притом, что работает «Галактика», в том числе, и на российском, и на казахском рынках, за счет гибкой ценовой политики стоимость ее продукта в Беларуси значительно ниже.

Следующий плюс: «Галактика» является уникальной компанией, которая не только разрабатывает программное обеспечение, но и самостоятельно оказывает весь спектр сопутствующих услуг: обучение пользователей, внедрение программных продуктов, гарантийное и постгарантийное обслуживание. Т.е. заказчик получает службу «Одно окно», что приводит к существенной экономии времени и средств.

Наконец, модульность ERP-систем, которые предоставляет своим клиентам «Галактика», еще один фактор, позволяющий в значительной степени экономить средства заказчика. Не нужно покупать лишний функционал – предлагаемый модуль даст только самое необходимое.

Напоследок

Успешное внедрение ERP-систем зависит в равных долях как от исполнителя, так и от заказчика: активное участие последнего в проекте делает процесс более слаженным, а сам проект становится только сильнее. Когда обе стороны работают вместе, это экономит время и деньги. А учитывая то, что процесс автоматизации очень продолжителен, хорошие партнерские отношения между заказчиком и исполнителем – главный залог успеха всего предприятия.

interfax.by

Читать полностью: http://www.interfax.by/article/97518





Теги: Беларусь, развитие бизнеса, Информационные технологии
Будь в курсе событий
Подпишитесь на наш пятничный дайджест, чтобы не пропустить интересные материалы за неделю