| 30 июня 2014

Как не превратить работу компании в сплошные совещания

В очередном выпуске рубрики «Школа бизнеса» предлагаем поговорить о совещаниях. Сколько в среднем в белорусских компаниях часов тратят на проведение совещаний, есть ли от них толк и главное –  как это время использовать более эффективно? Попробуем разобраться.

Традиционно мы собрали мнения руководителей отделов и компаний, словом, тех, для кого слово «совещание» – далеко не пустой звук. Например, Иван Таборовец, руководитель департамента ИТ в СНГ EPAM Systems уверен: совещания – один из наиболее продуктивных механизмов командного взаимодействия. «Именно они дают возможность наиболее полно донести свое видение проблемы до коллег, отстроить командное взаимодействие, спланировать работу, идентифицировать и устранить проблемы совместной деятельности. Но настолько же бесспорно и то, что этим механизмом часто злоупотребляют, а еще чаще – используют не особенно эффективно».

Иван рассказывает: в его компании, в среднем, совещаниям отдано 10-12 часов рабочего времени в неделю, а это 25-30% от общего количества рабочего времени. «Я думаю, что это недалеко от оптимума, и стремлюсь не превышать эту цифру, чтобы работа «не утонула» в совещаниях». Для того, чтобы выжать из этого времени максимум пользы, Иван даже сформулировал для себя несколько правил. «Я стараюсь честно их придерживаться. Конечно, не думаю, что открыл таким образом Америку, но все же, надеюсь, кому-то они будут полезны».

Итак, правила ведения совещаний от Ивана Таборовца. Во-первых, в совещаниях должно принимать участие как можно меньше людей. По мнению Ивана, имеет смысл приглашать коллегу на совещание только в том случае, если вы рассчитываете на его участие в принятии решения, или на то, что он выскажет некую точку зрения. Если ваш коллега на совещании не проронил ни слова, вы зря потратили его время, и вам следовало ограничиться отсылкой ему итогов совещания. Но также верно и обратное: если вы пришли на совещание – отложите в сторону ваш планшет и телефон и участвуйте в нем.

Во-вторых, у всякого совещания должен быть внятный, ясно сформулированный предмет разговора, с которым должны быть заблаговременно ознакомлены и ваши коллеги. И этого предмета следует придерживаться, а стало быть, не стесняйтесь модерировать течение разговора, если его развитие вам кажется неправильным. Обсуждайте именно то, ради чего собирались, и оперируйте на том уровне абстракции, который уместен в данном случае – не погружайтесь слишком сильно в детали и не воспаряйте чрезмерно ввысь.

В-третьих, совещания не только эффективный, но и дорогой инструмент, особенно, если речь идет об участии сотрудников высокого уровня. Не позволяйте себе принимать участие в совещании, не подготовившись, и требуйте того же от коллег. И всегда фиксируйте итоги разговора – чтобы не тратить на него время снова.

Помимо этого, Иван считает полезным переносить все, что возможно, в онлайн: «Использование инструментов, подобных Lync, дает зримую экономию в расходах времени. И уж вовсе бесценно, если вам часто приходится работать в составе географически распределенной команды».

А вот Александр Иванов, экс-руководитель ИТ службы СООО «Торговая компания «Милавица», говорит: «Пускай уже давно и наступил 21 век, и создана масса систем и программ для коллективного принятия решений и обсуждений, но личная встреча до сих пор наиболее эффективна. Мы можем обсуждать неделями в корпоративных порталах проблему, которую при встрече решаем за 30 минут. Поэтому я считаю, что совещание, как инструмент коллективного принятия решения, до сих пор актуален и эффективен».

Возникает вопрос: как избежать неэффективных совещаний ради разговоров на заданную тему? По мнению Александра, искусство проведения эффективных совещаний заключается в правильной подготовке. Вот несколько его советов по этому поводу:

Во-первых, у совещания обязательно должен быть модератор. Это человек, ответственный за выполнение задачи или проекта, который обсуждается.

Во-вторых, на совещание приглашаются только ответственные за принятие решения люди и эксперты. Не нужно посторонних участников с отвлеченными мнениями.

В-третьих, обязательна подготовка агенды и регламента совещания, за выполнением которых должен следить модератор.

В-четвертых, обязательно нужно понимать, какой результат совещания должен быть достигнут. Это может быть принятие решения, выраженное в заполнении таблицы, составление перечня задач для достижения выбранного решения, определение ответственных и сроков.

«В своей работе я пытался заменить совещание заполнением матрицы принятия решения удаленно, но, к сожалению, это не оказалось быстрее или эффективнее», – говорит Александр Иванов.

Владимир Ленский, руководитель проектов в ИТ компании Artezio, так же, как и Александр, уверен: совещания нужны, без них никуда. И так же, как предыдущие спикеры, считает: в этом вопросе есть определенные правила, которых просто необходимо придерживаться.

Во-первых, результативность совещания обратно пропорциональна количеству участников.

Во-вторых, результативность совещания обратно пропорциональна длительности.

В-третьих, если у совещания нет заранее оговоренных вопросов и целей, оно бессмысленно.

«У нас из совещаний есть несколько планерок по разным направлениям. Плюс совещания по конкретным поводам. Длительность совещания «по поводу» редко превышает 30 минут. Я бы, лично, заканчивал любое совещание, если оно затянулось более чем на час. Кстати, в качестве удобного инструмента для ведения совещаний, в том числе и способствующего продуктивности и результативности, я бы посоветовал использовать Meeting Tracker. Отличный сервис, на мой взгляд!».

Обращаться к современным инструментам ведения бизнеса советует и Николай Ульданов, учредитель в ООО «СпецВидеоСистемы». «С проблемой совещаний борется любой руководитель, но зачастую в результате получает проблемы. Мы с этим боремся при помощи современных методов ведения бизнеса. В нашей стране уже используются различные подобные системы, пускай и не на высоком пока уровне».

В торговле или услугах Николай выбирает CRM – это прикладное программное обеспечение для организаций, которое предназначено автоматизировать стратегии взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, повысить уровень продаж, оптимизировать маркетинг и улучшить обслуживание клиентов. «Учитывая сегодняшнюю ситуацию, мы активно пользуемся eComplex – это автоматизированная CRM система, которая позволяет работать с информацией о клиентах, она ориентирована на поддержку контактов с ними и на пользование этими данными в корпоративных целях. Работать со сведениями позволяет клиентская база, встроенная АТС и методики, которые помогают не только упорядочить информацию и возвести ее в систему, но и урегулировать порядок работы. Также активно используем для организации «разброса» поручений календарями от Google. В работе используем диски от Yandex и Google. При этом мы ушли от потери документов, и вся наша информация всегда есть под рукой. Для этого необходимо только иметь смартфон с интернетом и ОС Аndroid или Аpple».

Олег Чаевский, управляющий партнер компании «КОМПЛИТ», считает: когда руководитель определяет состав участников совещания, есть риск того, что, во-первых, на совещании будут лишние люди, а во-вторых, нужный человек будет задействован только несколько минут, а остальное время он будет сидеть за столом и слушать своих коллег. Кстати, у Олега даже есть собственный метод, который он использует, чтобы определить, кого и на какое время он хочет задействовать.

«У каждого сотрудника есть среднемесячная зарплата, соответственно, нетрудно посчитать и среднечасовую. Приглашая всех на совещание, я определяю, сколько я заплачу участникам за это время. Потом я сравниваю полученную сумму с ценностью вопросов, обсуждаемых данными сотрудниками. После этого я спрашиваю себя: а заплатил бы я свои личные деньги за то, чтобы именно эти сотрудники были на встрече, а если бы были, то как долго. В свое время этот метод отбил у меня привычку часами сидеть на совещаниях, где все обсуждают абсолютно все».

Если с крупными компаниями все более-менее понятно, то как обстоят дела со стартапами? Валерий Хвалев, руководитель Map.by, рассказывает: «Как и у любого небольшого стартапа, у нас возникает проблема недостатка времени, и зачастую приходится чем-то жертвовать, чтобы успеть сделать что-то более важное для продукта и конечного пользователя. В интернете можно найти ряд удобных инструментов для автоматизации оперативного менеджмента и контроля, которые мы и используем. Я же сторонник еженедельных статусных встреч с командой для обсуждения вопросов «вектора» движения, сути стратегии на рынке, тем самым, мы тратим на встречи по проекту максимум два часа в неделю. Ведь, согласитесь, глупо тратить час на обсуждение задач которые можно сделать и закрыть за 30 минут».

А вот Евгений Гринкевич, учредитель и директор компании «Айлайк», руководитель проекта Digistr.by, и вовсе говорит – совещания в их компании прекратились еще два года назад! «По факту несколько часов тратилось на беседы, а в результате толку – ноль. Мое субъективное мнение: для решения какого-либо вопроса достаточно пообщаться только с одним человеком. Но в таком контексте это и не совещание уже вовсе, как принято считать».

Надеемся, мнения наших экспертов окажутся для вас полезными, и свое время вы точно не потратите зря. 



Теги: Беларусь, бизнес, развитие бизнеса, совещания
Будь в курсе событий
Подпишитесь на наш пятничный дайджест, чтобы не пропустить интересные материалы за неделю