Согласно гражданского законодательства  ГК РБ закрепил только два случая, когда на документе необходимо ставить печать:
• доверенность от имени юридического лица, которая выдается за подписью его руководителя, скрепленной печатью этой организации (п.5 ст.186 ГК);
• обе части двойного складского свидетельства должны иметь идентичные подписи уполномоченного от имени склада лица и печати товарного склада (ст.803 ГК), причем необходима печать именно товарного склада, а не собственника вещи или поклажедателя.
Более того, в письме Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 30.03.1995 №01-10/297 указано, что хозяйственный суд не обязан выяснять, каким образом подпись лиц скрепляется печатью организации, и если какое-то отдельное письменное доказательство вызывает у суда сомнение, то должна быть назначена соответствующая экспертиза.

Однако, существуют другие нормативно-правовые акты (подзаконные акты), в которых предусмотрены случаи обязательного удостоверения документов печатью только в отношении некоторых видов договоров.

Основополагающими документом, регулирующим общие правила проставления печатей и подписей на территории Беларуси, является «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 №13 (НРПА РБ от 18.10.1999, №8/1163)»,которая является обязательной к исполнению субъектами хозяйствования независимо от формы собственности (преамбула данной инструкции).
Согласно п. 2.3.13 инструкции устанавливает случаи обязательного проставления гербовой печати, которая по форме является круглой, а именно: на документах,  требующих  удостоверения  их  юридической силы, во  всех случаях  удостоверения  прав,  свобод  и  обязанностей  физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей. Помимо этого гербовая печать проставляется в копиях документов, направляемых в другие организации или передаваемых на руки (в необходимых случаях, как правило, когда требуется нотариальное заверение копии).

Что касается штампа, то он по своей природе не является способом придания документу юридической силы (в отличии от гербовой печати) и является скорее способом отображения реквизитов документа (например, наименование организации, банковские реквизиты, дата поступления документа, регистрационный номер документа – п.п. 2.3.17,3.2.4 и т.д.),а также для установления статуса документа, например: «для документов» (указывает, что данный бумажный носитель относится при наличии всех необходимых реквизитов к документу);его «судьбы»,например п. 3.2.9 инструкции - «Вернуть в канцелярию».

Документы, регулирующие порядок в части проставления печатей и штампов на документах:

1)Гражданский Кодекс РБ (п.5 ст.186,ст.803);
2)Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 №13;
3) Постановление СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 25 февраля 1993 г. N 100 «О  перечнях  документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
4)Постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424 «Об изготовлении и использования изображения государственного герба  Республики Беларусь»;
5)Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь  от 24 июня 2004 г. № 23 «Об утверждении бланка международной товарно-транспортной накладной "CMR" и инструкции по ее заполнению»
6)Инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1), утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001 г. № 53.

Ответ подготовлен юридической компанией "Альфа-Лоерс" (тел.: +375 17 2104014)