Я – ИП (торговля). Каков порядок (алгоритм) приемки, хранения и ведения трудовых книжек работников (ссылка на нормативные акты). Еще один вопрос: Я нанимаю к себе работника, но он потерял трудовую книжку. Каким образом ее можно восстановить.
Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируется Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997г. N 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - Постановление).
Согласно Постановлению на территории Республики Беларусь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней (ст. 50 Трудового Кодекса Республики Беларусь, далее - Кодекс), если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника нанимателем по месту основной работы.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лицу, впервые поступающему на работу, заполняется нанимателем трудовая книжка установленного образца в соответствии с представляемыми работником документами (ст. 26 Кодекса) в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя, либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя.
Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца обмену на новые не подлежат. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, о награждениях за успехи в работе, о подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о назначении пенсии.
Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.
Записи в трудовую книжку производятся нанимателем строго в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998г. № 30.
Трудовая книжка дополняется вкладышем соответствующего образца, если в ней заполнены все страницы отдельных разделов.
В случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) установленного образца с надписью "Дубликат". При потере трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы такому работнику другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью "Дубликат". При прекращении деятельности нанимателя работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и другие) - ответ на второй вопрос.
Трудовая книжка работника со всеми записями, внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями, выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).
Местные исполнительные и распорядительные органы обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками. Наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством (т.е. осуществляет меры по недопущению утраты, порчи, кражи и т.д., например, хранение в сейфе или в специально оборудованном месте и т.п.).
Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания (например, ст. 41 Кодекса об административных правонарушениях Республики Беларусь), а в предусмотренных законодательством случаях - иных мер воздействия.
При ликвидации нанимателя неиспользованные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним сдаются в установленном порядке по месту их получения.
Контроль за соблюдением установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек возложено на Комитет по инспекции труда при Министерстве труда Республики Беларусь.
Наниматели обязаны принимать все меры к строгому соблюдению установленного порядка ведения и выдачи трудовых книжек, а также хранения архивных документов (приказы о приеме и увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и иные документы, содержащие сведения о периодах работы).
Что касается порядка ведения журнала учета трудовых книжек и условий, оснований и порядка выдачи трудовых книжек. Во-первых, по поводу учета движения трудовых книжек. Согласно вышеуказанному Постановлению Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998г. N 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением, работник расписывается в личной карточке (формы Т-2) и в книге учета.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - гербовой.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт установленного образца.
Во-вторых, по поводу выдачи трудовых книжек. При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
В случаях, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку, например он считает, что наниматель его незаконно уволил, несмотря на уведомление о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за за-держку выдачи трудовой книжки.
В случае смерти работника, а также в случае признания его судом умершим или безвестно отсутствующим трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их письменному требованию. В этих случаях в трудовых книжках в разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекращена в связи со смертью"; "Работа прекращена в связи с признанием работника судом умершим или безвестно отсутствующим"; далее заполняется графа 4 (указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.
В случаях, предусмотренных актами законодательства, наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней.
При утрате трудовой книжки в случае выдачи ее на руки работнику выдается дубликат трудовой книжки с взиманием его стоимости.
Наниматель вправе в таких случаях отказать работнику в содействии при получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
В случае необходимости наниматель выдает работнику по его письменной просьбе заверенные выписки
Ответ подготовленюридической компанией "Альфа-Лоерс"
Вопрос - Ответ 
