ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ

 

 

Распорядительные документы: распоряжение, указание
Для реализации принимаемых управленческих решений издаются распорядительные документы. В организациях, действующих на основе единоначалия распорядительной деятельности руководителя издаются приказы и распоряжения, реже — указания.
Распорядительную деятельность в организации осуществляют также заместители руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений, издавая распоряжения и указания в соответствии с распределением должностных обязанностей, установленным соответствующим приказом.

 

 

Как сложное в документе сделать простым, или Рубрикация как формально-логический тип текстовой организации
Какие задачи вы ставите перед собой, приступая к составлению документа? Вы хотите подготовить читателя к восприятию информации? А может, вам необходимо заставить читать документ, осмысливая прочитанное? Как наглядно углубить понимание документа, раскрывая его строение? Как облегчить и упростить поиск частей текста? Если вы хотя бы раз сталкивались с такими проблемами — эта статья специально для вас.

 

 

УЧИМСЯ ВМЕСТЕ

 

 

Грифы на документах
Занятие второе
В делопроизводстве многие документы имеют специальные падежи, указывающие на особый статус документа, например, на ограничение доступа к нему, или свидетельствующие о выполнении определенных процедур при их подготовке, например, о согласовании документа. Такие надписи называются грифами, они могут включать слова: «Для служебного пользования», «СОГЛАСОВАНО» и т. п. Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — СТБ 6.38–2004) используются грифы утверждения, ограничения доступа к документу, приложения, согласования.

 

 

АРХИВАРИУС ПОМОЖЕТ

Создание условий для хранения документов (продолжение)
Одним из показателей пригодности помещения для размещения в нем документов является температурно-влажностный режим. Нельзя размещать документы в помещении с повышенной влажностью, равно как и с повышенной сухостью воздуха. В конечном итоге несоблюдение этого требования приводит к тому, что документы становятся влажными или наоборот пересушенными, а это одинаково вредно для их сохранности. В первом случае документы могут покрыться плесенью, во втором — со временем поломаться и рассыпаться.

 

ЕСТЬ ВОПРОС

Ответы на вопросы, поступившие на прямые линии по темам:
«Оформление и учет организационно-распорядительной документации: приказы, письма, акты, договоры»,
«Требования к разработке бланков документов и их использованию».

 

ИЗ НЕДР АРХИВА

 

 

Секретари известных писателей
Видимо, чтобы попасть в литературу, у женщины есть две возможности. Первая — самой писать книги, вторая — связать свою жизнь со знаменитым литератором.
Судьба Ф.М. Достоевского могла бы сложиться совсем по-другому, не приди к нему однажды девушка Аня, чтобы стенографировать его «Игрока». В то время Анне Григорьевне Сниткиной было 19 лет.

 

 

Из истории делового письма (XIX век)
Практика составления деловых писем имеет глубокие исторические корни. Состав и расположение реквизитов современного делового письма является итогом реформ, проводимых в сфере управления.

 

 

ПРИРУЧЕННЫЙ КОМПЬЮТЕР

 

 

Программы-управленцы
Начав со скромной функции калькулятора и пишущей машинки, компьютер теперь занимает в офисе все более важное положение. Он «прибрал» бухгалтерский и финансовый учет, затем — весь документооборот, превратив его из бумажного в электронный. А сейчас повсеместно внедряются компьютерные системы управления предприятием. Это не значит, что компьютер заменяет директоров и начальников департаментов. Но становится правилом, что управленцы уже не работают без управляющих программ. В развитых станах вообще нет крупных предприятий, где бы такие программы не использовались. Постепенно они приходят и в наши офисы, особенно в те, где в числе учредителей или инвесторов — зарубежные партнеры. Эти последние нынче значительно больше доверяют программам, чем живым людям. Прежде всего потому, что программы для управления ресурсами предприятия (ERP) и для управления отношениями с клиентами (CRM) — самый эффективный инструмент менеджмента на сегодня.

 

 

СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИИ

 

 

Секретарь и телефон
Набирая телефонный номер компании, в большинстве случаев мы попадаем именно к секретарю и уже в первые секунды беседы составляем впечатление о нем, а значит, и о корпоративной культуре организации, с представителем которой общаемся. Естественно, что во время телефонного разговора, когда зрительные каналы восприятия информации не задействованы, голос секретаря и профессиональное поведение во время телефонного общения приобретает особое значение. Ведь секретарь — визитная карточка компании.

 

 

«Король должен выглядеть королем»
Вынесенное в названия статьи крылатое французское выражение несет в себе одно из принципиальных положений этикета — внешний вид официального лица должен соответствовать времени, месту и характеру событий.
В прежние времена приведенный перечень следовало бы начинать с соответствия внешнего вида социальному статусу. Причем это требование касалось и жен официальных лиц. Известен случай, когда супруга французского посланника маркиза де Рюминьи, будучи при туринском дворе, явилась в головном уборе, который по сардинскому этикету имели право носить только принцессы царской крови. Это расценивалось как повод к войне. Во избежание осложнений французский двор вынужден был отозвать своего дипломата.

 

 

ГРАМОТНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

 

 

Культура устной деловой речи секретаря: звуковая организация речи
В профессиональном общении секретаря устная речь занимает значительное место. Среди жанров устной деловой речи можно выделить следующие: деловая беседа, служебный телефонный разговор, устный отчет о работе; интервью, например, собеседование с новым сотрудником; дискуссионное выступление на совещании, доклад на конференции, публичная юбилейная речь и другие. Главная информация, которую можно получить о говорящем по произношению, — это информация об уровне образования и его общем культурном уровне.
Для секретаря голос и манера говорить, его речевая интонация имеют большое значение. Поэтому уделим немного внимания интонации, ее компонентам, функциям в языке и возможностям использования в деловом общении.

 

 

СЕКРЕТАРЬ ПЛЮС

 

 

Работа в системе «1С: Предприятие 7.7». Элементы успеха
Секретарь преуспевающей организации  — это не только образцово-показательная внешность, обаяние и аккуратность в делах, но и знание основ управленческой деятельности, владение широким спектром технических средств, знание прикладных компьютерных программ. Компьютер уверенно внедрился в профессиональную и бытовую сферу деятельности наряду с сотовыми телефонами и стал практически незаменим. Секретари-референты большинства организаций достаточно часто выполняют функции учетных работников, формируют и выводят на печать первичные бухгалтерские документы. Для вдумчивого и энергичного офисного сотрудника не составит большого труда освоить элементарные навыки работы с популярными и востребованными на рынке компьютерными программами. Тем более что уровень автоматизации современных программ позволяет превратить нудную и монотонную работу в   увлекательную  интеллектуальную деятельность. 
Компьютеризация для большинства белорусских учетных работников прочно ассоциируется с понятием «1С», точнее, с автоматизированной системой «1С: Предприятие 7.7».
В этой статье практика работы с программой изложена на основе конфигурации с названием «Главный бухгалтер», созданной на основе компоненты «Бухгалтерский учет» типовой платформы «1С: Предприятие 7.7».

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ПСИХОЛОГИЯ

 

 

Стоп! Манипуляция
Наверное, многим доводилось делать что-то через не могу, идя на поводу у людей, которым, казалось бы, ничего не должны. Но как-то так получается, что попросту не хватает духа сказать «нет», и, наступая на горло собственной песне, мы тратим свое личное время и силы на совершение действий, в которых абсолютно не заинтересованы.
Сегодня мы расскажем, кто такие манипуляторы и как не стать их жертвой.
В любой уважающей себя организации есть секретарь. А уважают ли секретаря в  организации? Откровенный разговор на эту тему с разными категориями сотрудников не порадовал. «А за что их уважать? Не подмажешь — не поедешь!». «Строит из себя невесть что и ждет, чтобы кланялись за каждую бумажку».
Огорчало и мнение противоположной стороны: «Попробовали бы так покрутиться целый день! А уважения никакого. Как будто я обязана делать все на свете.  Но нахалов еще можно поставить на место. Хуже, когда «с подходом»: «Людочка, вы у нас такая безотказная, на вас всегда можно положиться. Наберите мне три странички (после работы); сделайте то-то (в свой обед)» и т. д. Так попросят, что и отказать невозможно. А где же здесь уважение?!»

 

 

полное содержание номера
profmedia.by