ВВЕДЕНИЕ

Часто ли бывает так, что наваливается столько дел, что не знаешь, за что и браться? И вроде все важные, и вроде бы все срочно, что-то записано в ежедневнике, что-то держишь в голове, что-то тебе напоминают по телефону… Возникает желание все это упорядочить, как-то раскинуть по времени, что-то перепоручить другим людям.

Это можно сделать с помощью распространенной программы Outlook.
Многие используют Outlook исключительно как почтовую программу. Кроме этого, Outlook включает в себя удобный и настраиваемый календарь, список задач, которые можно конвертировать в элементы календаря и базу контактов.

Эффективная и настраиваемая возможность работать с задачами – одно из наиболее ценных свойств Outllok. Цель данной статьи – показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их и выстраивать с логическую систему, как делегировать задачи и контролировать их выполнение с помощью программы Outlook.

ПАПКА «ЗАДАЧИ»:

Создание новой задачи

Для создания новой задачи необходимо:
1. перейти в раздел «Задачи»

2. нажать кнопку 

3.  появится основное окно задачи:

4.  Для создания повторяющейся задачи необходимо нажать кнопку

 в результате чего появится следующее меню:

Определение параметров задачи

1.В меню  нажмите Параметры, появится окно:

2. Для выбора необходимого времени оповещения существует два способа:

• Время начала работы с MS Outlook, в этом случае вы ставите время прихода на работу.
• Время общего контроля задач - выбирается единое время для контроля всех задач, при выборе такого типа напоминания важно помнить, что оповещение ставится только на задачи высокой важности, требующие отдельного внимания.

3. Параметры задачи позволяют нам:

Назначение и отслеживание задач

МS Outlook позволяет создавать не только задачи для личного пользования, но и задачи, которые необходимо делегировать кому-то другому. При назначении задач у Вас на компьютере остается только копия задачи, и вы не можете вносить в нее изменения, копия будет обновляться одновременно с обновлением порученной задачи.

Для того, чтобы назначить задачу, необходимо:
• в основном окне задачи нажать   
• появится поле Кому, в котором необходимо ввести адрес того, Кому делегируется задача. При назначении задачи нескольким ответственным одновременно, обновление задачи будет отсутствовать.  

Если нет необходимости отслеживать задачу, ее можно отправить электронным сообщением, сделать это можно двумя способами:
1. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите задачу на папку Почта;
2. В окне задачи нажать кнопку   , затем нажать Переслать, задача будет послана, как вложенный документ.

При делегировании задачи ВАЖНО соблюдать следующие правила:

1. Точно опишите задачу, используя место комментариев;
2. Указать какому виду ключевой деятельности соответствует задача;
3. Желаемый результат должен содержаться в названии задачи;
4. Делегируйте ресурсы по возможности письменно перечислите;
5. Согласуйте процедуры отчетности и контроля;
6. Определите последствия (вознаграждения и штрафы);
7. Не вмешивайтесь в ход исполнения.  

Задача должна соответствовать двум критериям:

1. Кредо  К – конкретно  Р – реалистично  Е – единица измерения  Д – достижимо  О – определенно во времени

2. УМНАЯ  У – уместная  М – мотивирующая  Н – наблюдаемая  А – адресная  Я – я могу достичь

Работа с делегированными задачами

При получении делегированной задачи, тот, кому задача делегирована, может принять ее или отклонить.

Чтобы принять задачу:
1. Дважды нажмите на запросе о задаче;
2. Нажмите   после чего задача автоматически перемещается в меню задачи, а делегировавшему задачу автоматически отправится уведомление, что задача была принята.

Чтобы отклонить задачу:
1. Дважды нажмите на запросе о задаче;
2. Нажмите  , делегировавший задачу, получит уведомление, что задача не принята.

При приеме задачи, а так же при дальнейшей работе над ней необходимо изменять ее состояние и процент готовности:

1. Не началась;	25%
2. Выполняется;	50%
3. Отложена;	75%
4. В ожидании;	100%
5. Завершена.

В случае изменения статуса уведомление об этом отправляется делегировавшему задачу автоматически. При выставлении 100% задача автоматически считается завершенной.

Когда задача завершена, необходимо открыть вкладку Подробно

Объем работ: сколько планировалось потратить времени.
Организации: с кем были контакты по ходу выполнения задачи.

Outlook позволяет самостоятельно отправлять отчеты по делегированным задачам:
1.  Открыть окно делегированной задачи
2.  Нажать Отправить отчет 
3.  В поле Кому ввести адрес.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЗОРА ЗАДАЧ

Требования к обзору задач:
• вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.
• информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.
Все краткосрочные задачи к исполнению удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Доступ к настройке представлений из меню:

Оптимизация обзора с помощью категорий

Оптимизация обзора будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:
1. Категории задач.
2. Формы представления краткосрочных задач в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:
1. Стандартные - по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские - те, которые мы задаем сами.
Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Категории

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи очень простые, например, позвонить кому-то, и задачи сложные, включающие в себя много действий, например, разработать проект.

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на категории в соответствии с ключевыми областями:

Вот кнопка задания категории в поле задачи в увеличенном виде

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Чтобы создать новую категорию, необходимо вписать ее название в поле «Элемент принадлежит следующим категориям» и нажать  

Для удаления ненужных категорий нажмите   Вы увидите меню: используя кнопки «добавить» и «удалить», Вы можете сформировать именно тот список категорий, который будет максимально Вам удобен.

Если вам нужно присвоить категорию большой группе накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам.

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по ключевым областям, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:
1. Вызвать контекстное меню, нажатием правой кнопки мыши на пустом поле.
2. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка»
3. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю» выбрать пункт «Категории».
 
Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился. Все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. Значит, можно смотреть и работать с задачами одной категории (например, продажи), не отвлекаясь на посторонние задачи и отвлечения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы постарались показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их, выполнять, делегировать и контролировать их исполнение с помощью электронного планировщика Outlook. Надеемся, эти сведения и рекомендации окажутся полезными.

Такой инструмент – не панацея от хаоса и избытка срочных и важных дел. Он выполняет вполне конкретную задачу – помогает Вам справляться с задачами более эффективно, сберегая Вам и время, и усилия, и деньги.

Материал предоставлен: ООО «Инфо-Сталкинг»

Менеджмент