Приобретите машину для уничтожения бумаг и пользуйтесь ею

Будьте осторожны, когда хотите выбросить копии деликатных или конфиденциальных документов. Такими документами могут быть: финансовые отчеты, коммерческие предложения, информация о клиентуре, отчеты, квитанции, счета, инвойсы и т.п. Ни в коем случае не опускайте их просто в корзину для мусора. Сначала уничтожьте их с помощью машины для уничтожения бумаг. Если вы просто кидаете их в мусор, заранее не уничтожив, это серьезно нарушит безопасность вашей компании. Если ваша корзина для бумаг не очищается положенным образом, то эти документы рискуют закончить свой путь в руках ваших конкурентов. К тому же, рыться в бумажном мусоре офисных кабинетов, разыскивая конфиденциальную информацию – это излюбленное и освоенное дело для всех охотников поживиться коммерческими секретами. Сделайте процедуру полного уничтожения бумаг с помощью специальной машины обязательной для персонала вашего офиса.

Утвердите особую процедуру увольнения сотрудников

Не допускайте того, чтобы уволенные вами сотрудники могли представлять угрозу для вашей корпоративной безопасности. Составьте схему или утвердите особую процедуру увольнения, которая исключит уход ваших сотрудников с конфиденциальной информацией на руках. Вы должны придерживаться следующих инструкций в этой связи:

• Сделайте так, чтобы уволенный сотрудник покинул ваш офис немедленно после объявления увольнения. Предоставленная уволенному сотруднику возможность в прямом смысле слова шататься по офису в течение нескольких дней после увольнения, под предлогом улаживания своих дел, лишь наталкивает его на мысль о выносе конфиденциальных документов и другой ценной корпоративной информации за пределы вашего офиса. Пусть начальник уволенного сотрудника проследит за тем, как этот сотрудник забирает свои личные вещи со своего рабочего места.
• Дайте распоряжение о немедленной сдаче любых конфиденциальных документов и документированной корпоративной информации: списки клиентов, прайс-листы и т.п. Сделайте полное возвращение подобных документов условием выплаты выходного пособия.
• Вы должны потребовать от увольняемого ключи от служебных помещений и от его/ее личного стола и кабинета. Если этот человек не возвращает их, смените соответствующие замки.
• Незамедлительно аннулируйте пароль уволенного для входа в корпоративную компьютерную сеть. Это особенно важно, если данный человек имеет возможность подключаться к корпоративному серверу со своего домашнего компьютера, а затем просто загружать ценную информацию на свой домашний компьютер.

Используйте компьютерные пароли

Требуйте от своих сотрудников, чтобы они не ленились использовать пароль доступа к серверу и внутренней корпоративной сети. Это предотвратит доступ посторонних лиц к вашим корпоративным файлам. Не разрешайте работникам обходиться без паролей. Распорядитесь об обязательной ежемесячной замене этих паролей. Убедите ваших сотрудников не пользоваться возможностями автоматического запоминания пароля. Это может дать возможность компьютерным взломщикам получить доступ к вашей корпоративной сети. Убедите их ваших сотрудников в том, чтобы они всегда ставили свои РС на пароль во время их, даже минимального, отсутствия на рабочем месте, чтобы посторонние лица не могли воспользоваться этим для несанкционированного входа на ваш корпоративный сервер.

Заставьте ваших сотрудников подписать документ о неразглашении

Убедитесь в том, что ваши сотрудники понимают всю серьезность последствий, возникающих в результате кражи интеллектуальной собственности своей компании. Применяйте в своей практике так называемые расписки о неразглашении, или пункты, касающиеся обязательств о неразглашении, включаемые в контракт о найме сотрудника, с целью выработки индивидуальной ответственности каждого сотрудника в сфере сохранения конфиденциальности интеллектуальной и коммерческой информации, принадлежащей компании. Убедитесь в том, что вы верно определили какая именно информация вашей компании действительно является конфиденциальной. Это тем более важно, так как необходимо точно определить какая информация принадлежит компании, а какая является частной информацией бывшего сотрудника. Договор о найме также должен четко разъяснять работнику его обязанности для сохранения конфиденциальности: использование паролей при работе с РС, запрет на несанкционированный вынос служебных документов за пределы офиса, запрет на копирование информации на гибкие диски и т.д.

Ведите учет вашей документации

Установите и внедрите в практику строгий порядок доступа к конфиденциальной и секретной коммерческой информации. Создайте среди ваших сотрудников иерархию доступа к деликатной информации, допускайте к информации только тех лиц, которым она действительно необходима для работы. Например, ваш торговый агент может нуждаться в информации о контактах с клиентами по его/ее территории обслуживания. Но вовсе не нуждается в полном списке всех ваших клиентов, и не должен иметь доступа к такой информации. Ставьте документы на защитный режим против редактирования и перезаписи «только для чтения» (“read only”), чтобы их нельзя было изменить или перезаписать на гибкий диск.

Не искушайте шпионов- любителей

Не делайте так, чтобы люди, которые не имеют доступ к конфиденциальной информации по роду службы и должности, имели возможность шпионить. Заставьте всех ваших сотрудников применять необходимые меры предосторожности. Никогда не оставляйте документов где попало в офисе. Закрывайте или убирайте документы, когда отходите от своего рабочего места. Запирайте ваш сейф и ящики рабочего стола, когда собираетесь уйти из своего кабинета. Закрывайте ваши файлы если они более не нужны, и никогда не оставляйте файл на мониторе во время своего отсутствия.

Адаптировано из материалов American Express® при содействии проекта SME Toolkit

Copyright © 2002 - 2006, American Express Company. All Rights Reserved

(0) Оставить комментарий/Обсудить на форуме