Вы можете облегчить стресс и панику, которая может сопровождать ваш уход в отпуск, планируя работу компании путем постановки задач и дел, которые должны быть проконтролированы и исполнены во время вашего пребывания в отпуске, чтобы затем, после вашего возвращения вы могли проконтролировать исполнение всех намеченных вами планов. Такое систематическое планирование дает вам возможность отбыть в отпуск с чистой совестью и легкой душой, чтобы хорошо провести свой заслуженный отпуск.

Вам, как минимум, понадобится заместитель на время вашего отсутствия. Если у вас нет таких квалифицированных работников, им может стать коллега по профессии, как человек, который может заменить вас в случае непредвиденных проблем, связанных с клиентами или покупателями.

Далее мы представляем некоторые ключевые моменты, которые помогут вам спокойно уйти в отпуск:

• Составьте список необходимых дел;
• Составьте сценарий действий для наихудших возможных ситуаций;
• Уведомите о вашем отсутствии ключевых клиентов и покупателей;
• Составьте план работы со всей прибывающей информацией;
• Пополните запасы расходных материалов и позаботьтесь о наличности на мелкие оперативные расходы;
• Оплатите счета, подпишите чеки;
• Оставьте информацию на случай необходимости контакта с вами;
• Вновь проверьте все до мелочей.

Составьте список необходимых дел

Составьте полный список недавно законченных проектов, текущей работы и грядущих заказов/проектов/работы. Для каждого пункта вашего списка составьте подробный список всех возможных моментов, которые могу возникнуть во время вашего отсутствия. Распишите каждый из этих пунктов. Удостоверьтесь, что вы не пропустили пункт недавно завершенных проектов. Работа, которая была завершена вами недавно и «сдана в архив», всегда вновь может возникнуть через неделю или две по инициативе клиента, заказавшего ее, в связи с новыми обстоятельствами относительно этой завершенной работы.

Составьте сценарий действий для наихудших возможных ситуаций

Подготовьте список возможных сценариев действий вашей компании по текущим проектам как руководство к действию для вашего персонала и коллег. Планирование в соответствии с Законом Мэрфи может подготовить всех к неблагоприятным моментам, которые, без сомнения, могут возникнуть. Какие основные дела нужно решить с каждым клиентом? Что наихудшее может произойти по каждому из существующих счетов клиентов? Такой тип планирования означает, что клиенты будут говорить с человеком, который понимает их возникшие проблемы. Например, ваши заметки по поводу определенного момента могут указывать: «Если господин Петров позвонит, его вопросы, вероятно, будут касаться Х и Y. В прошлый раз мы разрешили ситуацию таким-то образом и имели проблемы в таких-то областях».

Уведомите о вашем отсутствии ключевых клиентов и покупателей

Не делайте так, чтобы ваши постоянные клиенты и покупатели удивлялись вашему долгому отсутствию. Дайте им знать о вашем отсутствии – минимум за две, три недели, а лучше раньше. Проинформируйте их, как долго вы будете отсутствовать, к кому в вашей компании им надо будет обращаться в этот период, как это можно будет сделать, как и чем это официальное лицо сможет им помочь. Дайте ваш контактный телефон или адрес места пребывания соответствующим лицам вашего персонала на случай возникновения проблем. Важно, чтобы клиенты продолжали чувствовать себя комфортно во время вашего отсутствия.

План работы со всей прибывающей информацией

Удостоверьтесь, что вы подготовили и оставляете в рабочем режиме вашу голосовую почту, электронную почту и факс:

• Голосовая почта: если кто-нибудь в офисе ответственен за вашу работу, запрограммируйте перевод голосовой почты на их телефоны или поставьте ее в режим автоответчика, чтобы клиенты могли узнать дату вашего возвращения для дальнейшей связи с вами;
• Электронная почта: если есть возможность, также запрограммируйте электронную почту на автоответ о том, что вы отсутствуете, и к кому следует обратиться. Если такой возможности нет, пусть кто-нибудь периодически проверяет ваш ящик и реагирует на срочные и важные сообщения;
• Факс: назначьте ответственного в вашем офисе за прием, чтение и отсылку факсов по назначению, а также за пересылку их на ваш адрес, в случае необходимости.

Пополните запасы расходных материалов и позаботьтесь о наличности на мелкие оперативные расходы

Если вы покидаете офис, удостоверьтесь, что вы оставляете свой персонал с соответствующим запасом расходных материалов и средств. Проверьте запасы наличности на оперативные расходы и убедитесь, что они достаточны, или подпишите чек для этих целей.

Оплатите счета, подпишите чеки

Проверьте сроки платежей по вашим регулярным выплатам за аренду, коммунальное обслуживание, запасы материалов и т.п. Если вы не хотите оплачивать их наперед, выпишите чеки и назначьте ответственного за подачу их для оплаты в соответствующие даты. Не запускайте выплату по вашим счетам из-за отпуска.

Оставьте информацию на случай необходимости контакта с вами

Удостоверьтесь в том, что в случае непредвиденной ситуации ваши должностные лица не останутся один на один с проблемами в период вашего отсутствия. Что будет, если прорвет бойлерные баки? Оставьте контактный телефон электрика, водопроводчика и всех других соответствующих ремонтных и иных служб. Не забывайте о ваших компьютерах или телефонной сети. Убедитесь в том, что информация о контактах с вами действительно имеется в наличии.

Вновь проверьте все до мелочей

Не забывайте о содержании в должном виде офиса и о мерах для его охраны. Запишите все рутинные операции, которые вы исполняете в вашем офисе, обычно не задумываясь о них. Может вы тот человек, который постоянно занавешивает окна в офисе от перегрева аппаратуры и приборов солнечными лучами? Или тот, кто постоянно приносит новый рулон туалетной бумаги в туалет? Вспомните обо всех этих мелочах и убедитесь в том, что они будут также делаться, пока вы будете в отпуске. Если вы тот, кто последним уходит с работы и запирает двери, поставив их на сигнализацию, тогда назначьте ответственного за эту процедуру на время вашего отсутствия.

(0) Оставить комментарий/Обсудить на форуме