Аршином общим не измерить? Международные стандарты в работе службы ДОУ

Стандарт на то и стандарт, чтобы упорядочивать, регламентировать, рекомендовать и предписывать. То есть если что-то в нашем безумном мире стандартизировали, то это всерьез и надолго. Будь добр, подчиняйся. А не то придут к тебе когда-нибудь со стандартным требованием уволиться по собственному желанию…

Документационное обеспечение управления — социально-правовая деятельность, конечная цель которой — повышение эффективности управленческой деятельности.

Вместо того чтобы сразу взять быка за рога и объяснить нашим читателям, для чего, собственно, необходимо уважительно относиться ко всевозможным стандартам, в голову почему-то лезут совсем другие мысли. Например, разговор двух чекистов из культового фильма «Копейка»:
— Ну так скажи мне, с каким мы имеем дело материалом?
— С живым, товарищ полковник!
— А значит к работе мы должны подходить как?
— Творчески!
Тут с чекистами, как бы я ни хотел, не поспоришь: святая правда! Мы, люди, слишком разные, чтобы всех нас мерить одним аршином и стричь под одну гребенку. Поэтому к каждому из нас нужен творческий подход, свой «ключик». То есть человеческое отношение. Но то, что хорошо «живому» материалу, то смерть для технологических процессов, документов и прочих вещей, в которых без жесткого регламента (то есть без тех же стандартов) никуда. Не станет же повар каждый раз заново изобретать рецепт борща и «на глазок» класть в котел ингредиенты в надежде, что готовый суп как-нибудь сам по себе получится вкусным. И его чудом хватит на 500 рабочих, которые придут на обед в столовую.

Чтобы таких катастроф и авралов в жизни как секретарей, так и представителей многих других профессий, было как можно меньше, придумали когда-то стандарты.

То же самое касается документов. Представьте себе: ваша предшественница на рабочем месте завела «свои порядки» и, сообразуясь с ними, оформляла всю документацию. А также регистрировала входящую почту по одной ей понятным критериям, и теперь ни одной бумажки днем с огнем не найдешь. Вы приняли у нее секретарскую эстафету, но оказались в положении хозяйки на чужой кухне. Вы не знаете, почему соль находится не в солонке, а в сахарнице и почему кухонные полотенца принято хранить в хлебнице?

Начальство, между прочим, не может спокойно сидеть и ждать, когда вы за полгода приведете весь этот кавардак в соответствие со СВОИМИ понятиями о правильной работе с документами. А там еще и проверка нагрянет… У них (представляете, какой ужас!) есть СОБСТВЕННЫЕ представления о грамотном и соответствующем требованиям законодательства делопроизводстве. И как в этом случае быть? Снова «затачивать» всю документацию под новые, предъявленные вам со стороны государственных контролирующих органов требования? А когда работать? И когда, собственно, спокойно жить?

Так вот, для того чтобы таких катастроф и авралов в жизни как секретарей, так и представителей многих других профессий, было как можно меньше, придумали когда-то стандарты. Стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности. Управлении документацией не стало в этом смысле исключением.

Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization — ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций — членов ISO). Подготовка международных стандартов обычно ведется в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация — член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее интересам. В этой работе также принимают участие международные организации — как правительственные, так и неправительственные.

Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям — членам ISO, и проводится голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций — членов ISO, принявших участие в голосовании.

Благодаря успешному использованию стандартов качества ISO, а также в связи с общемировой тенденцией ужесточения законодательно-нормативных требований к ведению финансово-экономической деятельности, во всем мире растет потребность в выработке единого подхода в решении наиболее общих вопросов, важных для любой из существующих систем дело¬производства.

Стандарты ISO серии 9 000 по управлению качеством продукции и услуг

Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9 000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации.

Во многих случаях налаживание правильной работы с документами составляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в связи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9 000 стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроизводства и повышение статуса службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и ее сотрудников (управляющих документацией, делопроизводителей, архивистов, секретарей) во внутренней иерархии компании.

В тексте стандартов этой серии (ISO 9 000, ISO 9 001, ISO 9 004) управлению документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью — эта деятельность должна в первую очередь приносить пользу компании.

Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем документирования и используемые носители информации.

Будем знакомы! Стандарт ИСО 15489-2001«Информация и документация. Управление документами»

Раз уж мы заговорили о стандартах, нельзя не упомянуть о самом актуальном для нашей аудитории. Для секретарей всех уровней наибольший интерес представляет стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами», разработанный Международной организацией по стандартизации. И отечественные, и российские эксперты признают: в современной Беларуси и России назрела необходимость применения в делопроизводстве международных стандартов.

Главная цель любого стандарта по управлению документами (неважно, бумажными или электронными) — это признание делопроизводства неотъемлемой частью управления. Причем в самом широком смысле этого понятия: от управления проектами и бизнесом до управления государством.

Постепенно в международном сообществе сложилось понимание того, что управление документацией и информацией является важным элементом деятельности любой коммерческой и государственной организации вне зависимости от того, в какой национальной системе делопроизводства и документооборота она работает. Это стало ключевым моментом при принятии решения о разработке первого в мире стандарта по делопроизводству и документообороту ИСО 15489-2001, содержащего общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывающего процедуры разработки и внедрения систем документооборота.

Международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management) был издан в 2001 г. Международной организацией по стандартизации.
Стандарт состоит из двух частей:
• первая часть — ISO 15489-1 — это собственно стандарт. Здесь сформулированы наиболее общие, основные требования и принципы управления документами;
• вторая часть — ISO/TR 15489-2 — приложение к стандарту, описывающее один из вариантов внедрения положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).

В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в организации и его действие должно распространяться на всех сотрудников, создающих документы в ходе своей работы. В нем следует указать ответственность по всем должностным рангам за любой документ в организации.
• Основную ответственность за организацию процесса управления документами несет руководство организации. Всесторонняя поддержка политики управления документами должна выражаться в выделении соответствующих по объему финансовых, кадровых и других ресурсов, необходимых для нормального и эффективного функционирования службы ДОУ.

Практический опыт подтверждает, что без активной позиции руководства невозможны любые, даже самые элементарные изменения в практике делопроизводства компании.
• Специалисты ДОУ несут основную ответственность за реализацию ИСО 15489-1, отвечают за все виды работы с документами в организации в целом, разрабатывают и внедряют регламенты работы с документами, контролируют текущее состояние дел и обучают пользователей.
• В техническом отчете ИСО 15489-2 говорится и об ответственности руководителей структурных подразделений за то, чтобы процесс создания и сохранения документов был неотъемлемой частью работы их подчиненных, а все действия подразделения в области делопроизводства были согласованы со специалистами ДОУ.
• Все сотрудники несут ответственность за точное и полное документирование своей деятельности в строгом соответствии с установленными принципами, правилами, процедурами и стандартами.
 
Такое распределение ответственности поднимает статус службы ДОУ, фактически возлагая на нее организацию и координацию всей работы с документацией, в т. ч. и с электронными документами. Именно поэтому стандарт ИСО 15489 еще долгие годы будет оставаться в арсенале службы ДОУ как один из весомых аргументов, оправдывающих дополнительные инвестиции в эту область.

Стандарт ИСО 15489 признан Международным советом архивов (МСА) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного жизненного цикла и тем самым способствующий сохранению архивного наследия.

Содержание стандарта ИСО 15489 комментируется в практическом пособии МСА по управлению, хранению и обеспечению доступа к электронным документам под названием «Электронные документы: Рабочая книга архивистов», подготовка которого была завершена в апреле 2005 г. В этом пособии МСА отмечает, что ИСО 15489 может служить отличной основой для формирования и сохранения архивных документов.
Кроме того, в международном стандарте ИСО 15489-2001 указана в качестве основной функция управления документами – реализация процессов управления, поддержание непрерывности бизнеса, создание и обеспечение сохранности пригодных к использованию документов.
 
Для чего нужны «аршины» (то есть стандарты)?

В свете вышеизложенных фактов особенно логичным представляется активное стремление госучреждений и органов госуправления Беларуси и особенно России навести хоть какой-то порядок в системе документационного обеспечения управления, причем сделать это на государственном уровне и по возможности в соответствии с международными стандартами.

Стандарт — не учебник для специалистов ДОУ, т. к. по нему невозможно изучить делопроизводство, но он крайне важен для формирования правильного представления о роли, значении и принципах правильной работы с документами, в первую очередь, у руководителей организаций и предприятий.

Откуда вообще взялась тяга к стандартизации и законотворчеству в области ДОУ? Вроде бы столько лет жили — не тужили, а тут извольте, появляются стандарты, под которые надо подгонять собственные методы работы. А ведь мы привыкли по-другому, нам так удобнее, и нет хуже переучиваться на новый лад!

В качестве причины здесь можно назвать следующую: государство начинает осознавать, насколько важно иметь четко определенную позицию и поддерживать политику установления порядка в сфере ДОУ и управления документами, а также их архивного хранения.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА Владимир Эдуардович Баласанян, канд. техн. наук, генеральный директор компании «ЭОС»
Когда ощущается нехватка общегосударственных нормативных документов в области документационного обеспечения управления, заинтересованные организации начинают самостоятельно разрабатывать нормативную базу делопроизводства, при этом довольно активно используя как отечественный, так и зарубежный опыт. Об этом свидетельствует тот факт, что почти все клиенты компании «ЭОС» не только хотят приобрести программные средства для автоматизации документооборота, но и просят помочь им с разработкой внутренних регламентов и инструкций.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА Андрей Евгеньевич Рыбаков, кандидат ист. наук, директор БелНИИДАДа, ФОТО
Мы планируем тщательно поработать в направлении стандарта ИСО 9 000, известного под названием «менеджмент качества». Существует очень много вопросов по внедрению и применению этого стандарта для Республики Беларусь. Ведь наряду с внедрением контроля за качеством стандарт предусматривает и внедрение норм в области работы с документами, которые часто идут вразрез с требованиями наших стандартов, как в оперативном делопроизводстве, так и в подготовке документов для дальнейшего архивного хранения.
Некоторые руководители начинают механически переносить международные нормы на нашу почву, а в итоге вместо пользы получают большой вред. Я двумя руками голосую за качество, но некоторые моменты требуют осторожности. Внедрение любого международного стандарта должно быть творчески осмыслено. Механическое копирование тех или иных норм дает скорее отрицательный эффект, чем положительный.

Нередко даже «свежеутвержденные» документы грешат «страусиной политикой» по отношению к реальной действительности. Например, в то время как в ряде российских госучреждений сотрудники активно работают с электронными документами, электронной цифровой подписью и системами электронного документооборота (а также офисными приложениями, обеспечивающими ведение кадрового делопроизводства, финансового учета и т.п.), разработчики всевозможных «инструкций по делопроизводству» и «методических рекомендаций» в РФ предпочитают эти факты попросту игнорировать.

Стандарт ИСО 15489, с которым мы сегодня познакомились, может помочь и в работе служб ДОУ с электронными документами, чей статус «де юре» еще не определен ни в России, ни у нас, но «де факто» уже все с ними работают. Стандарт поможет и в выборе системы электронного документооборота (СЭД) в качестве методической базы для службы ДОУ. Об этом, а также о проблемах внедрения международных стандартов в Беларуси мы поговорим в следующий раз.

Веб-источник: http://www.iparegistr.com/

Автор: Александр Першай, обозреватель

Материал предоставлен: Журнал «Секретарское дело» № 10, Информационно-правовое агентство «Регистр»

Менеджмент