По мере того, как растет ваш малый бизнес, точно также увеличивается размер ваших официальных собраний внутри компании. Неофициальные сборы ваших работников могут быть также полезны, но когда время поджимает, а осуществляемый проект достаточно сложный, появляется необходимость в большей организованности персонала, чем это бывает обычно. Работа с корпоративными клиентами также может потребовать от вас умения вести официальную встречу с персоналом компании.

Шаг первый: определение задачи собрания

Ясная постановка вопроса заставит ваших людей явится на собрание, так как им будет абсолютно ясна его конечная цель. Это также поможет развить предварительную почву для подобной официальной встречи.

На официальное собрание или встречу обычно выносится одна или две задачи - информирование персонала или выработка решения. "Обсуждение" не является задачей собрания. Например, "Определение маркетинговых стратегий для рекламной компании на 2000 год" - является фактической задачей. Она четко формулирует цель собрания. "Обсудить маркетинг для рекламы на 2000 год" - звучит не конкретно и скорее вызовет апатию у персонала, нежели ощущение конкретного призыва к действию.

Шаг второй: определите и соберите лиц, присутствие которых необходимо

Составьте список лиц, которые должны присутствовать на собрании. Хорошенько взвесьте, кому именно из ваших работников необходимо присутствовать на встрече, а кому нет (возможно, некоторые из работников, чье присутствие обязательно, смогут участвовать в работе собрания посредством селекторной связи или каким-нибудь иным способом). Помните, что если вы попусту тратите рабочее время своего подчиненного, то он/она, вероятно, сочтут для себя возможным не присутствовать и не участвовать в следующем собрании, которое вы будете проводить.

Будьте определенны, приглашая людей на собрание. Вы должны относиться с уважением к рабочему графику своих подчиненных, но вы сможете облегчить свою задачу по сбору людей, если скажете: "Пожалуйста, внесите в свой график посещение нашей встречи, а если вы не сможете по какой-нибудь причине присутствовать на ней, дайте мне знать заранее". Всегда объявляйте своим подчиненным основную задачу или цель встречи, дату и время ее начала и окончания. Также подчеркните тот факт, что она начнется точно в объявленное время.

Шаг третий: создайте повестку дня

Повестка дня - это список вопросов, которые должны быть затронуты на собрании для того, чтобы решить его основную задачу. Повестка дня может использоваться только вами, или может быть роздана всем участникам собрания. Преимущество раздачи повестки дня участникам собрания заключается в том, что она дает им последовательность вопросов для обсуждения. Но есть в этом и обратная сторона, так как заведомое знание повестки дня может отвлечь участников встречи, может заставить участников перейти к темам, которые вы не готовы обсуждать. Например, если пятым пунктом стоит какой-то инженерный вопрос, присутствующие инженеры могут захотеть сразу начать его обсуждать. Если сперва вы хотите решить свои вопросы, не объявляйте повестку дня заранее и держите ее при себе.

Если вы проводите очередную рабочую встречу, посвященную состоянию дел, используйте в качестве повестки дня график выполнения проекта.

Если вы все же решили раздать повестку дня, убедитесь в том, что вы определили основную задачу собрания и назначили дату его проведения на первой странице. Все пункты повестки должны быть указаны отдельно в виде списка. Каждый участник собрания должен получить свой экземпляр повестки дня, поэтому убедитесь в том, что вы располагаете более чем достаточным количеством копий.

Шаг четвертый: сохраняйте контроль

Как только собрание началось, ваша задача состоит в том, чтобы поддерживать встречу в живом ритме и в необходимом конкретном русле обсуждаемых тем. Далее мы приводим некоторые подсказки, чтобы вы справились с данной задачей:
• Начните встречу вовремя, даже если некоторые участники опаздывают. Если вы будете ждать последнего опаздывающего, вы будете потворствовать тому, что люди будут делать это постоянно.
•  Кратко очертите задачу встречи/собрания.
• Если вы раздали повестку дня, убедитесь, что все следуют ей, чтобы вы достигли поставленных целей.
• Если обсуждение затянулось, а решение не принимается, значит, настало время вмешаться в прения именно вам и сказать что-нибудь вроде: "Ради соблюдения графика исполнения проекта, мы все же должны принять определенное решение".
• Если становится очевидным, что какой-то вопрос не может быть разрешен, определите условия, необходимые для его решения в будущем и внесите его в график исполнения проекта.
• Соблюдение регламента и контроль над участниками: вы должны быть тверды и непреклонны, когда аудитория начинает уводить вас от решения вопроса, и предложить обсудить возникшую тему в другое время.
• Назначьте дату следующего собрания после окончания текущего.
• Если вы созвали собрание, то вы являетесь ответственным за ведение протокола, или за назначение лица, ответственного за протокол встречи.

Шаг пятый: работа по итогам встречи

Собрание закрыто, но у вас еще есть работа.

Составьте и распространите меморандум, в котором бы подытоживалось, какие именно вопросы обсуждались, какие решения были приняты, и какие меры необходимо предпринять, чтобы прояснить возникшие или незакрытые вопросы. Все это должно непосредственно исходить из протокола собрания. Меморандум должен быть кратким, со списком отдельных пунктов.

Не забудьте поблагодарить людей за присутствие и участие в собрании. Они будут рады узнать, что к их времени относятся с уважением.

Обновите график исполнения проекта, чтобы отметить прогресс в работе, обозначившийся на собрании. При обновлении графика не забудьте указать дату и время нового собрания или встречи, а также все необходимые решения, принятые к исполнению до созыва следующего собрания.

Адаптировано из материалов American Express® при содействии проекта SME Toolkit

Copyright © 2002 - 2006, American Express Company. All Rights Reserved