Для каждой компании  очень важен вопрос оперативного управления денежными средствами. Одним из инструментов такого управления и является система электронных платежей -  «Клиент-Банк». Данные системы достаточно широко распространены, но их возможности зачастую используются клиентами не полностью. Сдерживающим моментом является и неготовность некоторых банков обеспечивать качественную поддержку данной услуги.

При работе с подобными системами надо четко понимать те требования, которым она должна соответствовать. А именно - какие функции она должна исполнять.

1. Функция поддержки принятия решений.
2. Инструмент управления денежными средствами.
3. Функция электронных платежей.
4. Предоставление заявок и иных документов.
5. Исключение операционных рисков - предупреждение ошибок при вводе информации и ее перенаборе с бумажных носителей.

Система электронных платежей в банковской деятельности является дополнением к классическому бумажному документообороту, а иногда и альтернативным способом управления деньгами. Эти системы применяются в основном для решения следующих основных задач:
- ускорение документооборота, более оперативное, чем в классическом виде, управление денежными средствами;
- возможность управления деньгами на расстоянии, т.е. когда применение классической технологии невозможно или затруднено по тем или иным причинам;
- упрощение и облегчение процесса управления деньгами, автоматизация процесса, начиная от принятия финансового решения до операции над счетом в банке;
- исключается возможность ошибки со стороны клиента при первичном вводе информации за счет использования шаблонов, контролей и справочников и со стороны банка при исполнении платежных инструкций клиента.

Подсистема "Клиент" программного комплекса «Клиент-Банк» позволяет:
- создавать, редактировать платежные документы и запросы на выписку, вести их учет;
- выполнять контрольную распечатку подготавливаемых документов;
- осуществлять поиск и сортировку по любому из полей документа, ведение архивов всех типов документов;
- подписывать и шифровать документы перед посылкой в банк при помощи программно-аппаратного комплекса;
- передавать в банк по телефонным каналам связи подготовленные документы и принимать из банка результаты их обработки и выписки о состоянии счетов клиента;
- вести контрольные архивы отправленных в банк документов;
- получать справки по состоянию документов;
-получение курсов валют и другой нормативной документации.

Подсистема "Клиент" разработана так, чтобы максимально упростить процесс заполнения и доставки в банк всех видов документов и облегчить работу с ней неподготовленному пользователю.

В системе обрабатываются следующие типы документов:

1. Платежные поручения клиринговые.
2. Платежные поручения системы БИС.
3. Заявление на перевод средств в иностранной валюте.
4. Реестр распределения
5. Поручение на обязательную продажу валюты.
6. Заявление на продажу валюты.
7. Заявление на покупку валюты.
8. Запрос на выписку.

Благодаря использованию справочников ввод нового документа занимает менее одной минуты. Существует возможность импорта и экспорта платежных поручений в популярные бухгалтерские программы «1С Бухгалтерия», «Галактика», «Бэст».  Последнее может серьезным образом повысить скорость отражения информации о входящих и исходящих платежах, а значит - и скорость принятия управленческих решений.

Прохождение документов в системе "Клиент-Банк"

Прохождение документов в системе "Клиент-Банк" осуществляется следующим образом:
клиент на своем рабочем месте готовит платежные документы. Подготовленные документы могут быть распечатаны. Процесс подготовки максимально упрощен за счет использования справочников и систем импорта из бухгалтерских программ;
- подготовленные документы подписываются руководством клиента с помощью ЭЦП и шифруются;
- готовые к отправке документы передаются в банк с помощью подсистемы коммуникаций, интегрированной в "Клиент-Банк";
- принятые в банке документы расшифровываются и проверяются на подлинность ЭЦП. В случае отрицательных результатов проверки документы к обработке не принимаются, и об этом автоматически информируется клиент;
- проверенные документы поступают в контрольные архивы банка и клиента;
- операционист, имея перед собой платежный документ, а также результаты его контроля и информацию о содержимом расчетного счета клиента, принимает решение об исполнении или отказе от исполнения документа. В затруднительных ситуациях документ может быть распечатан, а принятие решения отложено;
- когда решение принято, информация об этом поступает к клиенту, а документ попадает в архив принятых или непринятых документов. В случае принятия решения об исполнении документа, он передается в систему "Операционный день банка".

Каковы выгоды для клиента?

Прежде всего, экономия отказа от ежедневных визитов в банк (бензин, отвлечение сотрудников). Кроме того, бывают ситуации, когда визиты просто невозможны (дальность расположения, командировки, срочные работы и пр.). Повышается производительность труда бухгалтеров, т.к. скорость оформления платежа значительно больше, чем в ручном варианте. Вместе с этим повышается скорость обращения денег.

Кроме этого, именно система электронных платежей позволяет оперативно перенаправить платежи из разных форматов (клиринг, срочный) с учетом различного времени работы данных систем при проведении платежей в белорусских рублях.

Выгоды банка

• Повышение производительности труда операционистов и высвобождение рабочих мест.
• Снятие ответственности за содержимое документов с работников банка, т.е. операционист не может внести искажения в документы клиента при согласовании системы электронных платежей с операционным днем банка.
• Автоматизация документооборота по ведению корсчетов банков-корреспондентов и межбанковского клиринга.
• Кроме этого, возможность привлечения новых клиентов за счет предоставления новой услуги.

Реальный эффект от применения системы электронных платежей складывается из многих показателей. Важны не только качественные и количественные показатели системы как таковой, а способ ее применения, т.е. возможности, которые реализует и поддерживает банк.

Каждый банк, эксплуатирующий системы электронных платежей, определят связанный с ней перечень услуг, их качество, время исполнения, стоимость. Некорректная установка соотношения цена-качество приводит к замораживанию системы, она становится не выгодна одной или обеим сторонам. И это не вина системы, а вина того, кто ее применяет.

Конечно, система электронных платежей не относится к средствам, которые сразу дают прибыль и окупаются в один день - нужно время на “раскрутку” системы. Правильно продуманные экономические аспекты применения систем приведут не только к окупаемости самой системы, оборудования, телекоммуникационных каналов, обслуживающего персонала, но и к получению дохода. Ошибки в расчетах, даже при прекрасном решении всех остальных вопросов, сделают систему убыточной и, если не будут исправлены, приведут к отмиранию системы.

Статья предоставлена банком «Москва-Минск»