USDКурс снизился 1.9303
EURКурс вырос 2.2749

11 апреля 2017

Марина Кирилина: Закрытие проекта. 9 шагов, чтобы поставить точку

Марина Кирилина, генеральный директор проекта MediaNovation, расскажет, как правильно завершить любой проект.

Хотим мы этого или нет, но все когда-нибудь подходит к концу. Каждый проект рано или поздно завершается. Но иногда конец может быть не так очевиден, как это предполагалось изначально, если у заказчика возникают все новые и новые хотелки и желания. И вот уже подписываются новые дополнительные соглашения к договорам с указанием переноса сроков. В результате проект, который должен был закончиться за 2 месяца, длится не один год, и уже совсем не ясно, заработали ли мы на нем денег или проели больше, чем заработали.

Фото: pexels.com

Насколько важно организованно начать проект, настолько же важно его организованно завершить, чтобы извлечь максимальную пользу из проделанной работы и полученного всеми участниками проекта опыта.

Даже если проект завершается неудачей, это повод осмыслить полученные уроки, чтобы больше не наступать на те же грабли в следующий раз.

Переходить к процедуре завершения проекта нужно, когда:

  • получен конечный результат (продукт, услуга);
  • цели проекта перестали соответствовать целям (стратегии) компании;
  • не хватает финансовых ресурсов;
  • конечный результат, продукт, услуга проекта морально устарели;
  • наступил нерешаемый или трудноустраняемый риск, например, увольнение руководителя проекта или группы ключевых членов команды проекта.

9 шагов для завершения проекта

Шаг 1 – задокументируйте процедуру закрытия. Обязательно закрепите в плане проекта список необходимых процедур и документов, фиксирующих его закрытие. Не забудьте про процедуры тестирования, обучения пользователей, передачу в промышленную эксплуатацию, а также про получение денег за работу и актов от заказчика. Выделите время на каждую из этих процедур и назначьте ответственного за результат.

Шаг 2 – получите подтверждение заказчика. Обязательно получите подтверждение заказчика на закрытие проекта. На этом этапе возникают ситуации, когда вы считаете, что молодцы и проект сделан, а у заказчика совершенно противоположное мнение. Чтобы уменьшить этот риск, четко документируйте и прописывайте цели проекта и максимально подробно фиксируйте его содержание. Иначе через год работы выяснится, что заказчик хотел совершенно другого.

Шаг 3 – закройте договор и произведите оплаты. Закройте все договоры и оплатите последние платежи. Кажется, что может быть очевиднее. Если проект закрыт, то и долгов по нему быть не должно. Однако на практике часто возникает большой промежуток времени между днем закрытия проекта и днем, когда по нему собирается весь пакет документов. В результате потом долго решают, какую же дату считать датой закрытия проекта: день запуска системы в эксплуатацию или получения последней бумажки бухгалтерией? Старайтесь не допускать подобного в своей практике. Это плохо отражается на мотивации проектной команды. Согласитесь, очень обидно надрываться под конец года, а деньги получить в конце апреля.

Шаг 4 – создайте базу знаний. Опишите усвоенные уроки, обсудите их с вашей командой. Не пропускайте этот важный шаг. Все, что не сохранено, – потеряно.

Шаг 5 – подготовьте официальный приказ. Добейтесь публикации приказа или иного документа по организации, что с сегодняшнего числа проект закрыт. Это нужно, чтобы освободить вашу команду. Люди должны знать, что с завтрашнего дня они в проекте не участвуют.

Шаг 6 –доведите приказ до участников проекта. Сообщите о закрытии проекта участникам, поблагодарите за работу, выплатите премии и разошлите информацию об усвоенных уроках. Мы часто ругаем исполнителей в процессе выполнения задач проекта и совсем редко хвалим, а ведь это так просто. Цените ваших коллег: именно благодаря всеобщим усилиям вы достигли тех результатов, которые есть сейчас.

Шаг 7 – пройдите все процедуры в проектном офисе. Данный шаг относится к компаниям, где есть проектный офис. Зафиксируйте закрытие в проектном офисе.

Шаг 8 – проанализируйте полученный опыт. На данном шаге очень важно получить независимое мнение и провести аудит проекта и проектных документов, чтобы оценить его успешность. Именно эта информация позволит в дальнейшем не повторять ошибок.

Шаг 9 – передайте результаты проекта. Важный шаг на пути закрытия — это передача продукта проекта и его результатов заказчику. Выделите и структурируйте шаги передачи результатов, иначе вам придется долго бегать по кругу. Ставьте точку, а не запятую. Чтобы у заказчика не было возможности сказать: «Да, все хорошо, но…», проверьте весь пакет проектных документов, который вы делаете в процессе управления проектом, на наличие неопределенностей. На стадии закрытия наиболее важными являются следующие взаимосвязи: «продукт проекта/бюджет проекта»; «границы проекта/бюджет проекта».

И, наконец, празднуйте! Праздник даст членам команды понять, что проект подошел к концу. Им будет что вспомнить, на что обратить внимание и подумать, как можно использовать полученный опыт в новых проектах.

Надеюсь, что этап закрытия вашего проекта не будет подобен иллюстрации.

Это партнерский пост Афиши и City Business School в Беларуси

Читать еще материалы: В ожидании полномочий. О собственниках и «топах»    Святослав Бирюлин, генеральный директор Sapiens Consulting: как решать проблемы в бизнесе комплексно    Как следить за деловой репутацией онлайн  Дмитрий Чередник: oшибки в скриптах продаж. Как написать идеальный скрипт





Теги: маркетинг, бизнес, MBA, MBABelarus, CBSBelarus
Будь в курсе событий
Подпишитесь на наш пятничный дайджест, чтобы не пропустить интересные материалы за неделю