Шесть признаков плохого бухгалтера: как не разориться из-за неправильного учета

Самый простой способ предотвратить такую ситуацию — это проводить аудит не реже, чем 1 раз в 2 года, можно ежегодно.

В последнее время очень часто приходится сталкиваться с фирмами, у которых бухгалтерского учета просто нет. Но при этом был штатный бухгалтер, который что-то делал и что-то сдавал. При разговоре с владельцами предприятий и директорами чаще всего можно услышать ответ: “А мы ничего не понимаем в учете. Как нам ее/его проверять?”.

Самый простой способ предотвратить такую ситуацию — это проводить аудит не реже, чем 1 раз в 2 года, можно ежегодно. Аудитора следует выбирать тщательно и правильно ставить задачи, чтобы проверить налоги и учет, а не только финансовую отчетность компании.

Но если вы не желаете проводить аудит по каким-либо причинам, а в учете вы ничего не понимаете или не желаете понимать, то ознакомьтесь со списком косвенных признаков, по которым можно понять, что в бухгалтерском учете у вас что-то не так. Подчеркиваю, оцениваться будет именно бухгалтерский учет, а не организация управленческого учета:

1. Ваш бухгалтер не дает Вам доступ в учет и рассказывает, как все сложно или там надо сделать что-то еще, и т.д.
2. Бухгалтер не может предоставить Вам данные за уже закрытый период из учета или предоставляет очень долго (более 2-3-х дней). Например, сегодня 25 января, а вы просите акт сверки на 31.12.2014г. или сегодня 9 сентября 2014 года, а баланс вы просите на 30.06.2014г.
3. У вас должно вызывать серьезные вопросы, если Вы видите, что документы прошлого месяца до сих пор не разобраны и их все откладывают на потом.
4. Если Ваш бухгалтер не “достает Вас” на предмет, где документы вон по той малюсенькой сделке, про которую Вы давно уже забыли.
5. Если на предприятии нет четких инструкций, кто какие документы выписывает и кто за что отвечает.
6. Если Ваш бухгалтер читает не законодательные акты, а ищет все ответы в интернете.

По каким критериям выбирать бухгалтера или бухгалтерскую фирму:

1) Опыт работы в нужной Вам отрасли. Очень странно, когда бухгалтер или бухгалтерская фирма специализируется на всем и ни на чем конкретно. Знать специфику всех направлений очень сложно, поэтому выбирайте более узких специалистов.

2) При приеме дел бухгалтер или бухгалтерская фирма не интересуются состоянием учета, не просматривают его, не задают вопросы текущему бухгалтеру — это должно Вас очень сильно насторожить.

3) Сколько лет бухгалтер реально занимался учетом, а не просто запись в трудовой. Сколько лет бухгалтерская фирма на рынке, как часто меняются бухгалтера.

4) При выборе бухгалтерской фирмы обратите внимание, сколько человек там работает и сколько услуг фирма предлагает. Странно, когда на фирме числится 2 человека, при этом предлагают и бухгалтерские услуги, и юридические услуги, и бизнес-анализ, и охрану труда и т.д.

5) Если бухгалтер или бухгалтерская фирма предлагают Вам смешную цену, Вас это должно насторожить. Вы хотите получить специалистов — такие люди не будут работать за бутерброд.

6) Еще раз про цену:

7) Обратите внимание на договор с бухгалтерской фирмой. Договор должен быть не формальной типовой бумажкой, а проработанным документом, где подробно расписано взаимодействие, ответственность, сроки и многие другие мелочи. Обязательно прочитайте договор.

8) При выборе бухгалтерской фирмы обратите внимание на фирмы, которые не боятся показывать, рекомендовать своих клиентов. При выборе штатного бухгалтера попросите номер телефона руководителя с предыдущего места работы и посмотрите на реакцию.

9) Выбирая бухгалтера и бухгалтерскую фирму обратите внимание на сертификаты, на прохождение курсов повышения квалификации.

10) При выборе бухгалтерской фирмы еще следует обратить внимание на организацию работы:

1. как происходит передача документов, есть ли курьер,
2. проверяет ли бухгалтерская фирма документы фирмы — заказчика (хотя бы по формальному признаку: на наличие всех печатей и подписей и на правильность заполнения),
3. сколько человек будет отвечать за Вашу организацию (как правило на серьезных фирмах за предприятием закрепляется несколько бухгалтеров: главный бухгалтер, бухгалтер по первичным данным и отдельно специалист по заработной плате).

Если Вы решаете, что Вашей организации необходим бухгалтерский аутсорсинг, следует учитывать следующие особенности работы с бухгалтерской фирмой:

1. Бухгалтерская фирма — это удаленная организация, а не штатный бухгалтер. Как правило они работают с Вашей организацией не целый день весь месяц, а в отведенное время 2-3 раза в месяц. Если Вам нужна какая-то информация более часто (например чаще вносить банковские выписки), то это нужно оговорить заранее.
2. Бухгалтерской фирме следует сообщать о своих намерениях, непосредственно касающихся деятельности Вашей организации. Например, Вы занимаетесь услугами и решили купить и продать что-то, или занимаетесь закупкой и продажей товаров на территории Беларуси, а решили привезти товар из РФ. Проконсультируйтесь с бухгалтерской фирмой они Вам подробно расскажут, как это делать и предостерегут Вас от возможных ошибок.
3. В бухгалтерской фирме работают тоже люди и они могут ошибаться. Заметили ошибку — сообщите им об этом, они все исправят, дадут Вам скидку, а если это привело к каким-то последствиям, то и возместят штрафы и пени.
4. Если Вам требуется информация от бухгалтерской фирмы, учитывайте, что есть разумные сроки на ее подготовку. Обратите внимание, что во время отчетов (январь, апрель, июль, октябрь) сроки подготовки документов могут быть более долгими в связи с загрузкой специалистов.

Письменное взаимодействие с бухгалтерской фирмой предотвратит ситуации типа “а мне ФИО сказала то-то”, “Нет, мы такое не говорили…”. При взаимодействии через электронную почту такие проблемы исключены. К тому же, когда человек пишет сообщение, он намного лучше формулирует текст, чем при устном общении.

Автор: директор ООО «Райкири» Маргарита Новосельцева