Выражение «Как корабль назовёшь, так он и поплывёт» подходит для реализации проекта в любой индустрии. Только в данном случае было бы правильней сказать «Как построишь процесс управления проектом, так он и будет приносить прибыль». О том, зачем кондитерской фабрике методы управления проектом, почему Agile – это сразу «айти», и какой опыт организации из других сфер могли бы перенять у IT-компаний, Bel.biz узнал у Алёны Волчек, преподавателя IT-Академии «БелХард».
Почему управление – это неотъемлемая часть разработки любого продукта и достижения хорошего результата в целом?
– Если мы хотим получить качественный и успешный продукт, необходимо составить план его разработки – без него «корабль» не поплывёт, а если и поплывет, то не факт, что достигнет пункта назначения. В этот план должны входить расписание, сроки, бюджет, риски, содержание и т.д. А следовать плану и контролировать процесс разработки помогает использование методологии управления проектом.
Можно ли съёмку фильма или проведение избирательной кампании назвать проектом?
– Про это писали Том ДеМарко и Тимоти Листер в своей книге об управлении проектами «Вальсируя с медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения». Съёмка фильма, постановка спектакля, проведение избирательной кампании – это проекты, поэтому их управление может быть выстроено по известным методологиям.
Конечно, в этих методологиях нет чёткого руководства к действию, они всего лишь подсказывают, где искать, куда двигаться, какие инструменты использовать, чтобы достичь цели. К примеру, для сбора требований предлагаются методы «мозгового штурма», «номинальных групп», «карточки Кроуфорда», «экспертное мнение» и др. При желании можно почитать о них подробней и попытаться внедрить на своём проекте.
Какие методологии управления проектами сегодня используются и на что они ориентированы?
– Существует два подхода в управлении проектом: «тяжелые» и «лёгкие» методологии. Тяжёлые – глобальные – применяется везде: и в IТ, и в строительстве, и в бухгалтерии, и на кондитерских фабриках. Любой проект можно спланировать по этой методологии, так как в ней есть хорошие постулаты: создать устав, написать концепцию, разработать бюджет, расписание. Пример – PMI PMBoK 5th Edition, полнейшее руководство для управления проектами.
«Лёгкие» относятся к Agile-методам. Процесс разработки здесь может идти спринтами, например, учитываются частые изменения, быстрое развитие технологий и т.д., что удобно и для заказчиков, и для исполнителей. Примеры: Scrum, Kanban.
Рекомендуется использовать одну-две «тяжёлых» и парочку «лёгких» методологий управления проектом.
Методологии управления универсальны сами по себе и могут быть применимы в любой индустрии. «Лёгкую» методологию, как и «тяжёлую» можно использовать в любых сферах, но не в чистом виде, а в смешанном.
Вообще, хороший PM должен комбинировать несколько методологий в зависимости от специфики проекта. К примеру, в Kanban можно позаимствовать практику «наглядной доски», а в PMI PMBoK взять на заметку диаграмму Парето для выявления факторов, влияющих на возникновение несоответствий или брака.
Почему Agile-методология закрепилась за ИТ-индустрией и в каких сферах «лёгкая» методология применима?
– Agile-практика действительно распространена в ИТ-компаниях. В переводе с английского языка «agile» означает «живой, подвижный», но чаще переводится как «гибкий». Термин изначально не относился к разработке ПО, но в начале 2000-х в штате Юта был издан «Манифест гибкой разработки ПО», и с тех пор под словом «agile» понимают набор подходов по «гибкой» разработке программного обеспечения.
Это действительно удобная, понятная методология, её легко освоить и внедрить, чего не скажешь про PMI PMBoK, на изучение которой можно потрать не один месяц. Если речь идёт о подготовке глобального конкурса или об оборудовании новой аудитории, то использование Agile-методов и принципов поможет справиться с задачей быстрее и эффективнее.
Маленькие неайтишные компании тоже могут использовать эти приемы. К примеру, для запуска нового тура турагентству понадобятся инструменты, чтобы чётко спланировать маршрут, разложить цели, стоимость, сроки. Дальше ─ расширение этого маршрута, новые денежные инвестиции… И Agile в этом будет идеальным помощником. Но, к примеру, в строительстве данная методология не сработает: там нужна тяжёлая артиллерия из PMI.
Достаточно ли внимания ИТ-компании уделяют управлению проектами?
– В разных компаниях по-разному. Сейчас редко встретишь PM в чистом виде, как правило, ИТ-компании ищут специалиста, выполняющего интегрированные обязанности PM/BA. Когда мне попадаются чисто PM, это вызывает восхищение.
Как вы считаете, другие индустрии столько же внимания уделяют этому процессу на своих проектах?
– То, что управление есть во всех областях, и оспаривать не нужно. Даже на конвейерах, где всё делают машины, может появиться заказ на создание уникального спортивного автомобиля, и тут начинается паника, ведь налаженная операциональная деятельность не подходит. Нужно искать новые решения и управлять процессом разработки.
Контроль производства на предприятии ─ это тоже управление. Когда, к примеру, какой-то завод понимает, что является для него стратегически важной целью, появляется управление «портфелями». И тут в ход вступает «тяжёлая» методология.
Человек, который занимается управлением, рано или поздно приходит к пониманию, что все документы, которые он когда-либо делал, давно существуют и их шаблоны есть в книгах по методологии управления. Получается, велосипед изобретать не надо.
Какие индустрии, на ваш взгляд, нуждаются в усовершенствовании своих методов управления?
– Практически все наши госпредприятия нуждаются в усовершенствовании этого процесса: министерства, учреждения образования, банки. И последние особенно. Я не знаю, есть ли в банках какие-то методологии, но, когда я пытаюсь вести с ними коммуникацию, складывается не самое лучше впечатление об их работе.
Какой опыт другие индустрии могли бы перенять у ИТ-компаний?
– В связи с тем, что ИТ-сфера развивается семимильными шагами, ИТ-компании вынуждены работать в условиях постоянного стресса и уровня жёсткой неопределённости. Но никто не сидит за одним проектом по 5-10 лет, как это принято в госструктурах. Большие проекты разбиваются на спринты и делаются поэтапно, иногда доходит до того, что релизы ─ еженедельно. На мой взгляд, это очень хорошая практика, которую можно применять и в других областях.
Также организации из других сфер могли бы поучиться у ИТ-компаний распределению обязанностей, оптимизации всех видов деятельности на проекте, интеграции процессов и нахождению запасов времени. Полезно было бы ознакомиться с тем, как ИТ-компаниям удаётся пускать задачи в параллель, что делать, если возникает перегрузка ресурсов, как реагировать на риски. Со всеми этими нюансами в ИТ научились справляться.
Что самое сложное в управлении проектами?
– На мой взгляд, самое сложное – это риски. На маленьких проектах их не принято просчитывать, но на больших, которые длятся от года и больше, нужно делать это очень внимательно. Предвидеть, кто заболеет, какая технология выйдет из моды или какое оборудование сломается – довольно сложно. Также непростой задачей для PM может стать мониторинг задач, которые должны выполняться командой. И даже такие системы, как 1С-Битрикс, Microsoft Project не всегда помогают.
Чем больше проект, тем сложнее им управлять.
Некоторые считают, что сложно рассчитать стоимость проекта. Лично я в этом не вижу ничего сложного. Возможно, тяжело просчитать сроки, так как может понадобиться помощь экспертов, которые знают, сколько времени займёт та или иная задача.
Какие трудности есть в управлении человеческими ресурсами?
– Самое сложное – найти подход к команде. Эта тема, так или иначе, перекликается с психологией: психологией управления, манипуляции, языком жестов и т.д. Если человек, которого назначили на должность PM, сам по себе флегматик, который предпочитает спокойно почитать книжку или пописать код, то, наверное, ему стоит отказаться от этого бремя. У лидера должно быть много энергии и движения. Вести команду должен сангвиник или холерик по темпераменту, хотя и у холериков есть вероятность срывов, что не очень хорошо для руководителя.
Также непростым нюансом в управлении человеческими ресурсами является решение конфликтов. Если взять ИТ, то здесь ─ частые споры между дизайнерами и программистами, и руководитель должен уметь это уладить. Решение подобных конфликтов или формирование команды – это большой кусок работы для менеджера.
