Разве не было бы замечательно, если бы вы могли каждый день заканчивать работу на час раньше? За неделю вы получили бы 5 дополнительных часов, а за год — более 32 рабочих дней. Это еще полтора месяца оплачиваемого отпуска ежегодно. Время, которое вы можете использовать, чтобы делать все, что хотите: начать побочный бизнес, улучшить свои навыки или быть с семьей и друзьями. Американский предприниматель Дэн Сильвестр поделился 7 способами, как работать быстрее без дополнительного стресса и сложностей.

Почему я не могу работать быстрее?

Для того, чтобы быстро финишировать, важна не только скорость. Пропускная способность — это то, что дает результаты быстро или медленно.

Подумайте о своей работе. Когда вы начинаете проект, он, вероятно, разбивается на части. Для выполнения каждой из них требуются разные навыки и разные задачи. Большинство из них взаимозависимы.

Предположим, что вам нужно выполнить три задачи:

1. Поиск информации.
2. Письмо.
3. Редактирование.

Если вы хотите работать быстрее, вам нужно хорошо выполнять все три. Если у вас нет навыков редактирования, не имеет значения, сколько времени вы сэкономили, когда писали. А, может быть, вы быстрый редактор, но очень плохо ищете информацию. В этом случае из-за плохо проведенного поиска у вас уйдет больше времени, чтобы написать достойный рассказ.

В итоге над некоторыми задачами вы работаете быстро, что заставляет вас чувствовать себя продуктивно. Но потом вы теряете время на одной задаче, и это уводит весь проект назад. Это узкое место.

Когда вы заканчиваете работать, вы задаетесь вопросом: как это могло отнять столько времени, если начиналось так хорошо? Вы можете продвигаться настолько быстро, насколько быстро выполняете самую медленную часть работы. А если вы будете игнорировать проблему, производительность снизится по экспоненте.

Быстро работать — это просто. Речь идет не о том, чтобы быстрее делать то, с чем вы справляетесь хорошо, а о том, что быстрее делать то, что вы выполняете медленно. Семь следующих стратегий — самые простые способы повысить вашу эффективность.

Одна задача

Одна из причин, по которой вы хотите работать быстрее, — это заниматься разными проектами. Через некоторое время любой проект приедается. Поэтому мы стараемся каждый день поровну распределять время, чтобы добиться прогресса во всем. И это не очень хорошо работает.

Существует ошибочное мнение, что ваша продуктивность распространяется на все проекты, над которыми вы работаете одновременно. На самом деле переключение стоит 20% всей продуктивности за каждый дополнительный проект. Две задачи — это не 50 на 50, а 40 на 40. Три задачи занимают не по 33% каждая, а по 20%.

Но допустим, у вас есть несколько важных проектов. Как не потерять эти 20%?

• Не приступайте ни к каким будущим задачам, пока не закончите текущий проект. До этого считайте эти задачи необязательными.
• Если начальник поручает вам второй проект, спросите, какой из двух вы должны закончить в первую очередь. Если вы столкнетесь с сопротивлением, объясните, как однозадачность помогает вам работать лучше и быстрее и какую пользу это приносит компании.
• Делайте короткие перерывы при переключении между задачами, чтобы не мыслить многозадачно.

Некоторые проекты занимают много времени. Так что, если вы не хотите слишком долго откладывать другие, вы все равно можете работать над ними каждый день, устанавливая временные блоки.

Расчет времени по энергии

Работая над одним проектом, вы можете обнаружить, что некоторые задачи сложнее других. Может быть, это связано с вашими навыками или с типом работы.

Заманчиво отложить сложные задачи и начать с более легких. Но к тому времени, когда вы сделаете легкие, у вас будет меньше энергии и мотивации для выполнения сложных задач. В таких условиях вам будет нужно больше времени, чтобы что-то произвести.

Универсальное решение — сначала выполнить самое сложное. Так вы организуете свою повседневную деятельность от наиболее энергозатратных до наименее энергозатратных задач.

Более энергозатратной может быть аналитическая работа, требующая от вас сосредоточенности. Менее энергозатратной — творческая работа и мозговой штурм. Они обе важны, но вы сделаете их быстрее при соответствующем уровне энергии.

Вот простое упражнение:

• В течение следующих 3-5 дней спрашивайте себя, насколько энергичным вы чувствуете себя каждые 1-2 часа (исключая сон).
• Отвечайте от 1 до 10, где 1 — отсутствие энергии / хорошего самочувствия, а 10 — оптимальный уровень энергии / хорошего самочувствия.

Вы можете сделать это упражнение всего за день, если вам не терпится, но данные не будут надежными.

Примечание: если вы выпили кофе, потренировались, плохо провели ночь или что-то в этом роде, запишите это.

Собрав данные, вы можете обнаружить, что у вас одинаковый уровень энергии в одно и то же время каждый день (он меняется в зависимости от ультрадианного ритма каждого человека).

• Выполняйте самые сложные задачи в то время, когда у вас больше всего энергии.
• Если это время недоступно, используйте второй наиболее подходящий период.
• Когда у вас мало энергии, используйте ее для выполнения скучных или креативных задач (если они не требуют глубокой работы).

Временные челленджи

Принято считать, что «практика ведет к совершенству». Но если вы не бросите вызов себе, вы никогда не станете лучше. Поэтому, если вы хотите работать быстрее, вам нужно целенаправленно обращать внимание на скорость работы.

Вот временные челленджи, которое я использую, чтобы каждый раз становиться быстрее:

• Выберите отрезок времени для работы (например, 20 минут). Как долго вы можете чувствовать себя комфортно, работая на полной скорости, не чувствуя усталости?
• Каждый раз, когда вы начинаете сеанс работы, пытайтесь побить свое лучшее время.

Это упражнение предполагает, что у вас есть метрика для измерения того, сколько работы вы выполняете за раз, например слова, звонки или страницы. Если в вашей работе нет таких цифр, вашим показателем может быть любая двухминутная задача, которая двигает стрелку.

Вначале вы будете бить свой рекорд через день. Но по мере накопления опыта побить его будет все труднее. На этом этапе вы можете отказаться от работы и почувствовать, что застряли. Каждый раз, когда это происходит, сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить задачу как можно лучше.

• Если вы чувствуете себя достаточно хорошо, чтобы побить половину своего рекорда, вам следует начать немедленно. Но если ваш уровень концентрации слишком низкий, чтобы делать это, вы будете работать быстрее после перерыва.
• Если ваш рекорд застревает на высоких показателях, пора увеличить продолжительность рабочего сеанса.

Таким образом вы улучшите свою скорость и выносливость.

Мозговые свалки

Вы работаете быстрее всего, когда ваши навыки соответствуют уровню сложности задачи. Когда это происходит, вы настолько увлекаетесь работой, что все остальное не имеет значения. Это то, что мы называем «Зоной» или состоянием потока.

Пребывание в состоянии потока требует большой концентрации. А если у вас нет опыта работы в потоке, каждая мысль может ее нарушить.

Вы будете думать о чем угодно во время сеанса работы. От вещей, которые вы вчера забыли забрать в продуктовом магазине, до проблем, которые у вас возникнут на следующем этапе проекта.

И если вы не найдете способ справиться с этими мыслями, вы почувствуете себя подавленным и потеряете концентрацию.

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не чтобы придерживаться их». Дэвид Аллен

Чтобы максимально увеличить количество часов, в течение которых вы находитесь в потоке, вы должны где-то хранить мысли. Отличный метод для этого — «мозговая свалка».

Вот небольшое упражнение для «мозговой свалки», которое можно выполнить за 10-15 минут:

• Возьмите лист бумаги и 5-10 минут пишите о том, что вас беспокоит в текущем проекте и в вашей жизни.
• Если у вас так много работы, что она кажется бесконечной, составьте список со всеми задачами, которые можете придумать.
• Если задача не важна, удалите или отложите ее.
• Если задачи связаны друг с другом, вы можете сэкономить время, сгруппировав их.
• Составьте список по приоритетам, исходя из того, что наиболее срочно и важно.
• Добавьте эти задачи в список дел или календарь.

Хотя это звучит банально, сила упражнения в том, чтобы перенести мысли на бумагу. Если ваш мозг не будет терять энергию на то, чтобы отслеживать мысли, он сможет выделить больше энергии для сосредоточения. Это позволит вам думать на 20% быстрее.

Чек-листы

Как у работника умственного труда, у вас могут быть повторяющиеся задачи, даже если каждый продукт отличается. Например, устранить неполадки, спланировать проект или изучить тему.

Когда мы работаем над чем-то сложным, мы большую часть времени выясняем, что делать и почему. Всякий раз, когда вы начинаете сеанс, вы должны помнить, что вы делали в прошлый раз и что нужно сделать дальше.

Возможно, вы знаете, как сосредоточиться на работе, но вам нужно 40 минут, чтобы понять суть дела и выполнить реальную задачу. Вы можете сократить это время примерно в пять раз, составив контрольный список.

• Определите, для чего нужен ваш чек-лист и каким шагам вы будете следовать.
• Проверьте чек-лист, выполнив эти шаги и ничего больше.
• Если вы не получили нужных результатов, исправьте и дополните чек-лист своими наблюдениями.
• Проверьте еще раз и повторяйте, пока не получите точный результат.

Двойные рабочие сессии

Вы можете сделать много только благодаря тайм-менеджменту. Все сводится к сложности задачи. Если это понять, вы будете работать быстрее.

Я в некоторой степени перфекционист, которому нравится блестяще выполненная работа. Я не терплю посредственного качества. Но если вы попытаетесь построить что-то великолепное из ничего, вы потратите много времени просто на размышление.

Вот что я обнаружил: намного легче сказать, почему что-то не так, чем почему что-то правильно.

Быстрее исправить работу, чем придумывать потрясающие идеи. И вы можете использовать это в своих интересах:

• В следующий раз, когда вы будете работать, поставьте перед собой задачу закончить как можно быстрее, даже если качество работы низкое. Разрешить себе создавать мусор, а редактировать / полировать запретите.
• Установите таймер, чтобы воспрепятствовать перфекционизму. Когда сработает будильник, больше ничего писать нельзя.
• Только когда вы закончите, вы можете исправить то, что вам не понравится.

Может показаться, что вы зря тратите время, работая дважды. Но умственная работа будет намного ниже, поэтому вы сможете закончить задачу на 200% быстрее.

Вопрос в том, хватит ли у вас смирения принимать несовершенство?

Преднамеренный фокус

Не секрет, что работа выполняется быстрее, если вы сосредоточены. Но попасть в это состояние непросто.

Возможно, вам придется потрудиться в течение получаса, прежде чем вы сможете сосредоточиться, и большинство людей сдаются до того, как это произойдет. Но вы можете использовать некоторые умственные уловки, чтобы это произошло быстрее. Вам просто нужно проявить больше целеустремленности в работе.

Представьте, что до работы вы выполнили все те мелочи, которые делают продуктивные люди: убрали комнату, привели себя в порядок, приняли холодный душ (если вы дома), правильно питались, делали упражнения, медитировали 5 — 10 минут, записали свои цели, подготовили виртуальный рабочий стол.

Делают ли эти вещи вашу работу быстрее? Может быть. Но если вы выполните их все, вы можете обнаружить, что у вас очень сильная мотивация. Потому что, когда вы обустраиваете свое окружение, мозг понимает ваше намерение и адаптируется к нему.

Чем больше вы готовитесь к работе, тем легче вам сосредоточиться вначале.

Если вы этого не сделали, возможно, вы спросите себя: «Зачем мне вообще делать эту работу?». Но если вы правильно настроитесь, вместо этого вы можете подумать: «Как я могу сделать это как можно лучше?»

Как действительно работать быстрее

Нет ничего быстрее подсознания. Оно управляет более 95% нашей жизни. Оно отвечает за наши привычки и выживание. И мы можем использовать эту силу в наших интересах.

Нашему мозгу нравится постоянство. И как только что-то станет предсказуемым, он будет адаптироваться к этому сценарию. Так что, если вы работаете последовательно (в одном месте, в одно время), со временем вы волшебным образом станете работать быстрее.

Если вам нужна скорость, перестаньте все время что-то менять. Если вы найдете новую стратегию, скажите «не сейчас».

Вместо того, чтобы добавлять по одной стратегии каждый день, добавляйте их все сразу в одну неделю или месяц в качестве «обновления системы».

Оригинал публикации
Фото: unsplash.com