Чтобы построить эффективную команду, руководителю недостаточно нанять профессионалов. Важно наладить культуру общения. Тренер по эмоциональному интеллекту Алиса Плеганская рассказывает, что нужно обсуждать в команде и как правильно давать и получать обратную связь.
Каждый руководитель озадачен мыслью, как построить работу своей команды таким образом, чтобы все работали слаженно и эффективно. В самом начале решение этой задачи приходит в таком виде: «Надо собрать команду экспертов, которые будут хорошо знать свою область, где их не нужно контролировать, а они сами все будут делать».
И вроде бы звучит неплохо! Собираешь команду супергероев, и они благодаря своим суперспособностям идут и спасают мир. Но на деле оказывается, что кто-то считает себя круче остальных, кто-то не умеет общаться, у кого-то личные цели отличаются от целей других членов команды, кто-то слишком вспыльчивый. И вместо того, чтобы спасать мир, они тратят время на конфликты, недопонимания и попытки разобраться, чье кунг-фу лучше.
Все это выливается в просроченные дедлайны, потери финансовых и временных ресурсов, негативный психологический климат в команде, эмоциональное выгорание и приводит к распаду команды.
И тогда юный Ник Фьюри начинает понимать, что собрать вокруг себя сильных экспертов мало, нужно еще научить их разговаривать и взаимодействовать между собой.
О чем разговаривать
О личных и командных целях. Если речь идет об эффективности, то вся команда должна понимать, с каким «злом» они будут бороться и кому необходимо причинить «добро». Каждый участник команды должен понимать общую цель и следовать ей. В противном случае, как только возникнет ситуация, где его личные интересы будут расходиться с интересами команды, он будет железно и агрессивно отстаивать только свои интересы. Это может привести к тому, что сильный супергерой перейдет на сторону «противника».
Именно поэтому, чтобы предотвратить возникновение подобного рода конфликтов, важно обсуждать цели на берегу. При этом важно, чтобы каждый из участников публично заявил о своих личных целях, которые он достигает внутри этой команды. Без личной цели у человека быстро снижается мотивация и даже разделение общей цели надолго не спасет.
Публичное заявление о своих целях также позволяет другим участникам команды помогать в их достижении.
О том, что нравится/не нравится, и предлагать решение. В процессе совместной работы так или иначе сталкиваются наши картины мира, ценности и взгляды на одни и те же вещи. Если они схожи – прекрасно, но, если нет, возникают конфликты открытые или закрытые. Представим ситуацию, что два человека, которые друг друга раздражают, занимаются одним проектом. Многие процессы будут тормозиться просто потому, что люди не готовы сотрудничать и вместе искать решения. Поэтому важно иметь правило, что, если вам что-то не нравится, нужно сказать об этом и предложить решение. В большинстве случаев человек или просто замалчивает проблему, или высказывает, но не предлагает способы ее решения.
Есть отличный инструмент – «Я-сообщение». В нем человек делится своими эмоциями, ситуацией, которая произошла, и предлагает решение этой проблемы. У меня есть кейс, когда сотрудник благодаря этому сообщению получил долгожданный и необходимый отпуск. А одного парня перевели на другой проект, когда выяснилось, что последние полгода он испытывает очень сильное эмоциональное выгорание.
Структура этого «Я-сообщение» включает в себя:
- Случившийся факт.
- Эмоцию, которую человек испытывает.
- Потребность (что это для него значит).
- Небольшую просьбу.
- Общий позитивный результат.
Пример: «Когда я прихожу на работу ровно к 9:00, я чувствую тревогу и раздражение, потому что мне необходима пара часов для того, чтобы прийти в себя и быть эффективным в выполнении задач. Я хочу приносить пользу на протяжении всего рабочего дня. Могу ли я приходить на два часа позже? Со своей стороны я гарантирую, что эффективность не пострадает, а только улучшится, что повысит нашу прибыль».
О результатах. Когда мы делимся результатами с коллегами, есть возможность, во-первых, получить необходимую поддержку, а во-вторых, запастись обратной связью, которую тоже важно уметь как получать, так и давать.
Когда мы встречаемся с друзьями, первым делом мы обсуждаем вещи, которые происходили с нами за то время, что мы не виделись, и рассказываем, какими результатами мы можем похвастаться. То же самое лучше делать на работе. Поддержка нам нужна, чтобы получать необходимый заряд эмоций, а обратная связь требуется для того, чтобы увидеть слепые пятна и сделать работу лучше.
Когда в течение рабочего дня мы не получаем ни первого, ни второго, нам неоткуда все это получить. Поэтому, если вы не любите болтать «ни о чем», обсудите результаты своей работы – это как повысит вашу мотивацию, так и выработает необходимые гормоны, которые повысят общий уровень «счастья» на рабочем месте.
Как правильно давать и получать обратную связь
Если вашей целью является не только указать человеку на его недочеты, но и замотивировать его на их исправление, используйте принцип «Бутерброда».
Его структура:
- Что сделано хорошо.
- Что можно сделать лучше.
- Позитивный результат от изменений.
Пример: «Александр, меня радуют результаты команды за последние несколько месяцев, и я очень ценю твой персональный вклад в нашу совместную работу.
Я обратил внимание на то, что на этой неделе ты два раза опоздал на утренний митинг. Из-за этого мы задержались и не успели все обсудить. Я прошу тебя приходить до начала встречи, чтобы мы могли начинать вовремя и все успевать.
Я уверен, что ты справишься с этим и мы сможем работать более слаженно!»
Важно: когда вы даете обратную связь, она должна быть «твердой». То есть нужно опираться на факты. Вместо «этот шрифт мне не нравится» лучше сказать «я считаю, что этот шрифт сюда не подходит, так как у нас спортивная тематика и шрифт в готическом стиле выглядит неорганично и не вызывает нужные ассоциации».
Зачастую мы негативно реагируем на обратную связь. Особенно если, на наш взгляд, она не обоснована. Это происходит из-за того, что, когда мы получаем обратную связь, мы переносим фокус с результата на собственную личность. Нам кажется, что критикуют не нашу работу, а конкретно нас, что и заставляет включать защиту.
Поэтому, если вы получаете обратную связь, не спешите «вставать в позу». Сфокусируйтесь не на себе любимом, а на результате. Задайте себе вопрос: «Если я сделаю так, как он предложил, даст ли это необходимый результат?» Будьте благодарны за любую обратную связь. С каким бы посылом она к вам не шла, человек делает свой вклад в вашу работу, помогая вам обратить внимание на то, о чем вы не задумывались.
В прошлом году ко мне обратилась одна компания с просьбой провести для них обучение по эмоциональному интеллекту с уклоном на взаимодействие внутри команды. Компания была небольшая, порядка 30 человек. Как же им было сложно первый день! Мне кажется, что это был тот день, когда они узнали, что друг с другом вообще можно разговаривать и произносить больше слов, чем «привет», «пока». В процессе у нас вскрылся целый конфликт между менеджером и сотрудником. Мы провели небольшую игру, я бы даже сказала детскую, которая явно продемонстрировала, что командной работы и близко нет. Как будто детей посадили в песочницу, и каждый что-то там себе лепил. Записали на видео для истории.
В последний день обучения мы сыграли в похожую игру, только прошли ее в три раза быстрее, чем первую. Тоже записали на видео и устроили вечер кино. Сказать, что все были в шоке, ничего не сказать. Если в первый раз не было речи ни о какой обратной связи, помощи или намека на глубокое обсуждение, то во второй каждый вносил свой вклад, команда обсуждала действия, набрасывала варианты, дискутировала, поддерживала друг друга. Руководитель смотрел и чуть ли не плакал сам.
Недавно мне посчастливилось узнать, как идут дела спустя почти год обучения. Оказалось, что менеджер и сотрудник, которые чуть ли не драку устроили, уже год вместе работают над одним проектом и их теперь отлепить друг от друга не могут. Конфликты, понятное дело, остались, но их стало намного меньше. Снизился процент выгорания и текучки сотрудников. Мы не вводили какие-то особые ритуалы или отчетность, мы просто научили людей разговаривать.
О чем еще можно говорить на работе
Ни о чем. Что же мы всё о работе да о работе. Разговоры «ни о чем» помогают нам расслабиться, переключиться и самое главное – снять стресс, что повышает нашу продуктивность и уровень удовлетворения от работы. Есть разные исследования на эту тему. Универсально, 45 минут — 1 час в течение рабочего дня должны быть посвящены у человека подобным разговорам. Именно они снижают риск эмоционального выгорания и быстрой усталости.
Как поддерживать общение во время «удаленки»
Во время удаленки процесс коммуникаций усложнился. Zoom, общие чаты, приватные кабинеты – это то, что выступает спасательным кругом. При этом важно понимать, что мы используем не только вербальные способы передачи информации, но и невербальные.
Слова, тембр голоса, мимика, жесты, кинестетика – все это мы задействуем при общении. Чем меньше мы используем переменных, тем ниже качество нашего общения.
В чатах мы используем чистый текст, что является идеальным способом донесения информации, но не более. Смайлики – это то, что помогает хотя бы минимально окрасить сухой текст эмоциями, когда целью является не просто передать информацию, но и свое отношение или настроение. Звонки позволяют создать более тесный контакт, так как в этом способе задействован голос. Но лучшая альтернатива живому общения во время удаленной работы – это видеочаты.
Для каждого вида и типа коммуникаций выбирайте наиболее подходящий способ. Если вам необходимо просто передать информацию, чаты отлично подходят. А если нужно обсудить какую-то ситуацию и принять важное решение, лучше отдать предпочтение видеозвонкам.
Жизнь – это разговор. От того, насколько грамотно мы умеем общаться, зависит качество нашей жизни, работы, отношений с другими людьми. Ведь не просто так говорят, что для тех, кто умеет общаться, открыты любые двери.
Автор: Алиса Плеганская
Фото: freepik.com
