title image

Почему команда стартап-хаба Imaguru работает на Битрикс 24

Бизнес-клуб и стартап-хаб Imaguru в этом году отпразднует пятилетие. Мы небольшие, но делаем многое. Хаб входит в группу компаний Belbiz вместе с одноименным сайтом о стартапах и IT-бизнесе. Мы проводим Всемирную неделю предпринимательства (GEW) в Беларуси, международную конференцию Venture Day, растим стартапы и учим инвесторов.

В этом тексте мы расскажем, как CRM-платформа Битрикс24 помогает нам в работе.

Регистрация и оформление

Когда компания регистрирует профиль в Битрикс, по email’ам в него приглашаются все сотрудники. Каждый заполняет свой профиль — фото, контакты, краткое описание. Когда все приглашены (конечно, можно добавить новых коллег и позже), настраивается структура компании.

Регистрируясь, можно выбрать, с чем вы планируете работать в Битрикс24 чаще всего. Выбранный инструмент по умолчанию будет открываться первым.

В своеобразном дереве иерархии можно создать отделы, указать работающих в них сотрудников и руководителей. После этого в профилях людей появится информация, к какому подразделению они относятся, и кому подчиняются. Структура компании — гибкая схема, её можно легко менять, добавляя или удаляя пользователей, изменяя состав отделов.

Настройка портала под себя

Платформа Битрикс24 состоит из разных блоков — их можно добавлять или отключать, если вдруг они стали не нужны. Настраивать эти блоки и основные опции каждая компания может лично для себя. Практически всё можно настроить — от названия и логотипа до того, как будет называться кнопка для лайков, и смогут ли работники компании приглашать присоединиться к порталу новых пользователей — партнёров, клиентов.

Некоторые из доступных настроек в Битрикс24

Установив Битрикс 24, вы сможете гибко настроить его под свои бизнес-процессы, автоматизировать повторяющиеся операции, создать шаблоны типичных задач. Отделы продаж оценят возможность видеть «жизненный цикл клиента», статистику по воронкам и каналам привлечения и пр.

Безопасность

Битрикс уделяет большое внимание сохранности корпоративных данных. От взлома аккаунта (это может произойти, например, по вине работника, поставившего простой пароль вроде 12345 или qwerty) защищает двухэтапная авторизация. Если она подключена, при входе каждому сотруднику нужно будет ввести также одноразовый пароль. Он генерируется при каждой попытке входа в приложении Bitrix24 OTP на смартфоне.

Двухэтапная авторизация привязывается к определенному смартфону, поэтому если вы потеряли телефон или купили новый, авторизацию нужно подключить заново.

Нет доступа к смартфону, а войти в систему нужно? Такие ситуации возможны, и Битрикс их учитывает. Сразу после подключения двухэтапной авторизации вы получите список резервных кодов. Каждый из них можно ввести один раз вместо одноразового кода из приложения Bitrix24 OTP.

Ещё одна важная степень защиты, которую вы можете подключить — ограничение доступа к порталу из посторонних мест. Для этого в настройках прописываются доверенные IP-адреса, с которых могут входить отдельные пользователи или целые отделы. С других адресов вход будет невозможен, даже если человек укажет правильный логин, пароль и код из приложения Bitrix24 OTP.

Общение

Для эффективной коммуникации между работниками в Битрикс24 есть несколько инструментов. Все они доступны бесплатно, без ограничений по числу сотрудников.

Живая лента

Это страница, на которой выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события и пр. В ленте сотрудники могут создавать задачи, запускать бизнес-процессы, публиковать объявления, проводить голосование. Живая лента помогает общаться в режиме реального времени и оперативно решать вопросы.

Нужно оповестить все отделы о чём-то важном? Просто напишите «важное сообщение» в живой ленте, и его увидят все сотрудники. Ознакомившись с сообщением, каждый из них нажмёт кнопку «я прочитал(а)», подтвердив свою информированность.

Пример сообщений в Живой ленте

Если в Живой ленте появляется много информации, нужный пост можно пропустить или потерять. Чтобы этого не произошло, добавляйте любые важные сообщения в «Избранное».

В настройках каждого сообщения, которое вы пишете в Живую ленту, можно выбрать получателей — конкретного человека, нескольких коллег, отдел или всю компанию. Если понадобится, вы сможете добавить к обсуждению нового человека, упомянув его в комментариях.

Прикрепляйте к сообщениям нужные документы и фотографии. В форме создания сообщения можно записать видеообращение. Тегируйте посты, чтобы потом найти публикации по темам. Отмечайте людей в сообщении через «@» или «+», если хотите, чтобы они быстрее прочитали пост или другие коллеги увидели их профили.

В Живой ленте можно благодарить коллег, отмечая их результаты. Здесь же удобно собрать весь коллектив или свой отдел на планёрку или день рождения.

Сообщение в ленте можно быстро превратить в задачу. Текст, написанный в теле такого поста, станет заголовком. В ней, как и в обычной задаче, можно отметить ответственных и наблюдателей, указать сроки. О том, как ставить и выполнять задачи в Битрикс24, мы напишем отдельный текст.

Из Живой ленты можно отправить письмо на электронную почту. Просто создайте сообщение в ленте, указав в получателях нужный email. Ответ появится под вашим постом как обычный комментарий. Далее вы можете вести переписку в этой ветке комментариев — ваши ответы будут приходить получателю на почту. Если общение предполагает длительную переписку, вы сможете пригласить собеседника на публичную страницу. На ней будет доступен исходный пост, приглашённый человек сможет оставлять комментарии и прикреплять файлы без авторизации в Битрикс24.

Чаты

Оперативная переписка с коллегами и партнёрами из других компаний доступна в чатах. В Битрикс24 можно создавать чаты трёх типов:

  • открытый (его увидят все коллеги и при желании смогут присоединиться);
  • закрытый (виден любому количеству приглашённых пользователей вашей или любой другой компании, работающей с Битрикс24);
  • один на один (виден только вам и вашему собеседнику, добавить новых пользователей нельзя).

Приглашать к диалогу людей из других компаний могут пользователи платных тарифов.

Чаты сгруппированы по дате последнего обновления, на вкладках видны аватарки коллег — такой же удобный формат чат-диалогов есть в соцсетях, привыкать к чему-то новому не придётся. Нужно отправить собеседнику файл? Прикрепляйте его к сообщению прямо в окне переписки. Чат поддерживает метод drag & drop.

Пример переписки в чате

Отправляете сами себе важную информацию на почту и сообщениями в соцсетях? Мы тоже! С Битрикс24 это можно делать здесь же, на рабочей платформе, не отвлекаясь на сторонние сайты. Отправляйте текст, ссылки и файлы в чат сами себе. Для этого кликните на свою аватарку в левом верхнем углу окна чата или найдите в поиске контактов себя, например, по фамилии и напишите.

Бывает, что в чате кто-то сообщает о важной проблеме. Это сообщение можно двумя кликами превратить в задачу.

Для этого в опциях нужного сообщения выберите «Создать задачу». По умолчанию ответственным за выполнение становится отправитель сообщения. Зайдя в задачу, вы можете назначить соисполнителей и наблюдателей, установить сроки.

Чат-боты

В любом портале на Битрикс24 по умолчанию есть три чат-бота.

  • Марта — виртуальный личный помощник, помогающий осваивать сервис Битрикс24;
  • Giphy — находит подходящее по смыслу изображение на любую тему и выводит его в чат;
  • Реквизиты контрагента — помогает найти реквизиты организации или ИП по их ИНН или ОГРН и выводит их в чат.

Чтобы начать диалог с кем-то из них, кликните в поле «поиск» и прокрутите вниз список контактов до секции Чат-боты. Нужны другие чат-боты? Добавьте их из списка приложений.

  1. Перейдите в раздел портала Приложения.
  2. Далее перейти в категорию Чат-боты, выбрать нужный чат-бот и нажать кнопку Установить.

Вы можете индивидуально расширить функциональность своего Битрикс24, написав чат-бота под свои бизнес-процессы и задачи. Подробнее об этом — в статье про API Битрикс24.

Видеозвонки

Битрикс24 заменяет сторонние «программы-звонилки». Из окна чата с коллегой можно инициировать голосовой или видеозвонок. Чтобы организовать групповую конференц-связь, создайте групповой чат и начните видеозвонок.

Отправлять сообщения в этот или другие чаты можно во время видеосвязи. Звонок не прервётся — окно свернётся в полоску в верхней части экрана.

В групповых звонках может участвовать максимум 4 человека. Если сотрудник присоединился к видеозвонку со смартфона, он увидит только инициатора звонка, а остальных будет только слышать.

Видео- и голосовые звонки во время планёрок и общения с партнёрами удобно совмещать с демонстрацией экрана. Во время демонстрации экрана можно:

  • в реальном времени видеть то, что показывает коллега на его рабочем столе;
  • показать свой экран с необходимыми пояснениями;
  • обсуждать все голосом;
  • обмениваться текстовыми сообщениями.

Диск и папки

В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Хранить их у каждого на диске неразумно — редактировать их придется отдельно, да и много места будет занято лишними копиями.

Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над документами с помощью Общего диска. На нем можно хранить любые файлы, используемые всеми сотрудниками, а также разделять пользователей по правам доступа к ним!

У каждого пользователя есть Мой диск — личное облачное пространство для хранения файлов любого типа. Их можно создавать онлайн, а можно загружать с жёсткого диска компьютера. К любым файлам и папкам на личном диске вы можете открыть общий доступ, определив права — от просмотра до редактирования и удаления. Это удобно для совместной работы.


Теперь вы понимаете, почему мы работаем на Битрикс24?

Это удобно, просто и безопасно. Сотни функций, понятный интерфейс, все нужные для работы инструменты собраны вместе. Мы оценили возможность гибкой персональной настройки платформы под себя. Нам не приходится изменять свои бизнес-процессы, подстраивая их под программу. Наоборот, программа настраивается под нас, оптимизируя работу.

Если вам приходится решать похожие задачи, Битрикс24 нужен и вашей компании. Наверняка ваши бизнес-процессы можно оптимизировать — неважно, стартап ли вы, или компания с сотней сотрудников.

Интересно? Поделитесь с друзьями!

Похожие статьи