Социальное дистанцирование — один из самых эффективных методов сдерживания распространения коронавируса. Поэтому все больше работодателей готовы перевести своих сотрудников на удаленную работу. Для кого-то этот процесс пройдет быстро и безболезненно, а кому-то придется приспосабливаться к новым условиям в сжатые сроки.
Помочь компаниям организовать удаленную работу можно через онлайн-инструменты, которыми команды и так пользуются ежедневно. Наиболее популярный программы и приложения:
- Почта: MS Outlook, корпоративная почта на Gmail, Яндекс.Почта для домена.
- Корпоративные площадки: MS Teams, Slack, Битрикс24, MyTeam.
- Онлайн-чаты: Telegram, Skype, Slack.
- Митинги и коммуникация с клиентами: Zoom, Google Hangouts, Skype.
- Работа с кодом: Github, Gitlab, SourceForge, Bitbucket, Jira, Launchpad.
- Управление проектами: Asana, Jira, Redmine, GanttPro.
- Трекинг рабочего времени: Jira, MS Dynamics, Битрикс24, Worksection.
Руководителям компаний или начальникам нужно сообщить сотрудникам, какие каналы коммуникации в приоритете. Письмо может выглядеть так: “Slack-канал #XXX и почта сотрудника на Outlook считаются официальными каналами, обязательными для прочтения. Все митинги команд будут проводиться онлайн через Google Hangouts, коммуникация с заказчиком – через Skype. Просим каждый день сверяться с календарем ивентов в Google Calendars. Трекинг рабочего времени в системе Jira становится ежедневной обязательной задачей для каждого из вас”.
Быстро и эффективно перевести команду на удаленную работу и не превратиться в надзирателя, помогут приложения и веб-сайты для оптимизации работу сотрудников.
Сервисы для учета (треккинга) рабочего времени
Приложения для тайм-менеджмента помогут понять, сколько времени сотрудники посвящают работе и как грамотно спланировать расписание, чтобы не срывать дедлайны.
Приложение Time Doctor позволяет узнать, сколько времени сотрудника тратит на различные сайты, приложения и программы. Отчеты, которые готовит программа, можно просматривать онлайн или получать еженедельно по почте. Time Doctor легко синхронизируется с программным обеспечением для управления проектами, коммуникациями и бухгалтерским учетом, такими как Asana, Trello, Slack и т. д. Сервис можно протестировать бесплатно.
RescueTime работает в фоновом режиме на компьютере, телефоне и планшете. Все действия автоматически классифицируются, можно быстро увидеть, сколько времени сотрудник тратит на конкретные приложения, веб-сайты и проекты. Приложение еженедельно отправляет отчет. Есть бесплатная версия.
Фото: toggl.com
Одно из наиболее популярных приложений по тайм-менеджменту. Помимо отслеживания времени, затраченного на любую активность, и большого количества отчетности, предоставляет возможность прогнозировать развитие проектов. Независимо от того, какими устройством вы пользуетесь, Toggl синхрониризует данные между девайсами в режиме реального времени. Можно запустить таймер на телефоне и остановить его в браузере. Есть бесплатная версия.
Сервисы для управления проектами
Если вы вам необходимо быстро назначать задачи исполнителям, трекать их выполнение и статусы, визуализировать процессы и делиться результатами с заказчиками, а слова Jira, Asana, GanttPro» наводят на вас ужас, предлагаем попробовать сервисы из этого списка.
Популярный онлайн-инструмент, позволяющий систематизировать и сортировать задачи, to-do листы, визуализировать проекты и вести обсуждения на одной доске. У него приятный и простой интерфейс, есть бесплатная русскоязычная версия, которая позволит освоиться гораздо быстрее. Инструмент можно использовать на компьютере и смартфоне.
Фото: meistertask.com
Интуитивно понятное и удобное приложение: пользователь может визуализировать проекты как доски объявлений, состоящие из отдельных сообщений. Работает по методу Канбан, который позволяет реализовать принцип «точно в срок» и равномерно распределить нагрузку между работниками. Есть мобильное приложение, которым можно пользоваться даже оффлайн.
Бесплатный онлайн-сервис для работы над проектами, в котором можно вести беседы, вносить документы, составлять списки из приоритетных задач и пользоваться календарем.
Сервиса финансового учета
Удаленная работа требует дополнительного контроля за финансовыми операциями. Поэтому стоит взять на заметку безопасные приложения для понятного и удобного управления финансами компании. Если сомневайтесь, то можно посмотреть, как основатели Basecamp обсуждают работу удаленно в прямом эфире.
Скриншот: www.waveapps.com
Вам нужно выставить счет или принять платеж с кредитной карты? Бухгалтерский учет наводит страх? Тогда приложение WAVE для вас. У него удобный и простой интерфейс, есть возможность отправлять счета клиентам, контролировать платежи. Сервис бесплатный, но русскоязычной версии нет. Можно вести работу через компьютер или мобильное приложение.
Русскоязычный онлайн-сервис для управленческого учета с очень понятным интерфейсом. Все данные в одном месте: доходы, расходы, сделки, проекты. Простая генерация отчетов, а также возможность настроить различные уровни доступа и наличие мультивалютности. У вас есть 7 дней, чтобы протестировать сервис бесплатно
Сервис, который превращает «бумагу» в данные: вы можете сканировать чеки, счета или квитанции, а затем программа обработает данные, составит отчет и предоставит его в нужном формате, например, в Excel. Есть десктопная версия и мобильное приложение. Shoeboxed экономит время и бережет здоровье: никаких поездок за документами, все в онлайн-режиме. Есть бесплатная демо-версия на 30 дней.
Это лишь короткий список сервисов и приложений для оптимизации и управления ресурсами команды. Какие инструменты наиболее оптимальны именно для вашего бизнеса, покажет только практика. Тестируйте сервисы, ищите наиболее удобные программы и делитесь впечатлениями.
Текст: Катерина Абрамчик
Заглавное фото: unsplash.com
