USDКурс снизился 1.9284
EURКурс снизился 2.1544
Bel.biz | 18 марта 2017

Как вести деловую переписку на английском языке: полезные фразы и аббревиатуры

Устали от пожеланий «доброго времени суток!» и «легкого продуктивного дня» в деловой переписке? Тогда не пишите так, общаясь на английском. Анастасия Галич, одна из основательниц школы языкового развития Meliora, поделилась с нами примерами из практики переписки в Lionbridge – компании, которая является мировым лидером в секторе локализации. Среди клиентов Lionbridge – Google, Microsoft, Adobe, Motorola и другие. 

Есть неплохая книга Commercial Correspondence издательства Oxford, в которой собраны правила и примеры по бизнес-переписке. По ней учат студентов в лингвистическом и других университетах, но зачастую эти примеры слишком официозны и сложно применимы в реальной жизни. 

Анастасия Галич

Я бы разделила бизнес-переписку на два вида: с партнерами и коллегами. В первом случае понятно, что писать лучше в более официальном тоне. Но без всяких «Dear Sir/Madam…», больше в стиле business casual. А еще в такой переписке используется много аббревиатур. 

Как уточнить дедлайн

Когда необходимо указать дедлайн, то к конкретной дате или дню еще приписывают EOB (end of business day), что означает конец рабочего дня. 

Или SOB (start of business day) – начало рабочего дня. 

Еще могут уточнять временную зону, особенно если вы работаете с клиентами в США или Азии: Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET. Так как для Варшавы EOB – пять вечера, а в Mountain View это как раз 9 утра, что и есть SOBCET в этой фразе – Central European time.

Если вы пишите коллегам в своем офисе (или в одной временной зоне), достаточно будет сказать: The deadline is today EOB

Иногда можно встретить аббревиатуру EOQ (end of quarter) – «к концу квартала».  Например: We are indeed working on meeting the goals by EOQ, and the progress has been steady with the exception of a few isolated issues. Или: This goal is set by EOQ1, то есть цель должна быть выполнена к концу первого квартала. 

Другие фразы насчет дедлайнов:

Please do your best to expedite, so we can deliver the project as requested (by the deadline).

Please do your best to finish the task today so we can deliver on schedule

Еще в письмах часто можно встретить аббревиатуру TBD (to be determined) или TBA (to be announced), когда информация по срокам или дате еще не известна.

Имея ввиду отпуск, пишут не vacation, а PTO (paid time off). Если вы решили взять отгул, то сообщить об этом лучше так: (Tomorrow) I’m OoO (on Friday). Что расшифровывается как Out of office.

Как спросить о деталях проекта

Многие носители английского языка любят слово follow-up, или FUP. Оно используется как существительное и глагол. Часто его ставят в начале темы письма, чтобы сообщить о желании продолжить обсуждение какого-то вопроса. Когда от вас просят FUP, это значит, что вы должны развить тему, проинформировать о состоянии дел. Вот несколько примеров использования этого слова в предложениях:

Sorry for not following up sooner on this.

Please, FUP with me ASAP.

We made a few follow-ups with the manager, checking whether the project was finished and if we can close it, but never got a response.

Контактное лицо, к которому вы (пере)направляете собеседника, называют POC (point of contact)Maria is a better POC on this matter. Please get back to her.

Хотите описать что-то по пунктам? На помощь придет вот эта хорошая фраза:

Please find below a couple of bullets on my report’s observations:

  • … 

Когда необходимо сообщить больше деталей по теме, вместо скучного I’ll let you know лучше написать: I’ll keep you in the loop или I’ll keep you posted.

To include in the loop означает включить в переписку:

Should you need my support to escalate this matter with any of our teams, in case of the support you receive does not meet our needs, please include me in the loop, so that I can facilitate the process.

Еще в деловой переписке с иностранными коллегами часто можно встретить такие выражения: sync-up и be (get) aligned on smth. Например: Let's have a sync-up call (meeting) so that everyone gets aligned on the current issue

Как сообщить о проблеме

В деловой переписке часто можно встретить выражение to flag. Его используют, когда хотят обратить внимание, сообщить о проблеме:

Flagging you about the issue on…

With this letter, I want to flag one problem to you… 

I’m wondering if it’s possible to fine-tune the process a little bit and ask the managers to continue flagging similar cases just FYA (for your awareness).

Чтобы уточнить, нужны ли действия или комментарии с вашей стороны или со стороны клиента, говорят on my (our) (your) end:

Please let me know if any action is needed on our end

I’m not sure how the things are now organized on your end

No comments on my end.

Еще мне очень нравится слово workaround, которое можно перевести как: «выход из ситуации, обходное решение»:

We’ll get back to you on the sound problem workaround – thanks for flagging the issue!

Please adopt the best possible workaround to minimize the problem impact.

Как поставить коллег в копию 

Фраза Sorry to jump inbut I’d like to… используется в начале письма, когда вы стоите в копии и «встреваете» посреди переписки, чтобы дополнить или что-то сообщить. Кстати, «Поставь меня в копию» будет: Cc me. «Я был в копии» – I was cc’ed.

Еще в начале письма часто пишут: I hope this email finds you well!  

Если вы ставите адреса в BCC (скрытую копию), сообщите об этом в самом начале в теле письма перед обращением курсивом в квадратных скобках: [Addressees in BCC].

Аналогично, если вы меняете тему письма или добавляете новых адресатов в копию:

[Adding Steve to the thread]

@Steve, I believe the next step is on you, right?

Еще примеры:

[Updated subject line and audience]

[Updated subject line for easier tracking]

I wanted to add to the thread («добавить свой комментарий в эту переписку») and echo what Peter said.

Когда кого-то исключают из CC, это также уточняется в скобках [reduced audience] курсивом. 

Как сообщить, что вопрос срочный 

Хотите обратить внимание на срочность письма или важность темы? Не нужно ставить десятки восклицательных знаков. Достаточно просто в начале темы письма поставить ключевые слова в квадратных скобках: [AtRisk], [ActionRequired], [NoteAlert], [Reminder], [Urgent], [FYI], [Follow-up], [YourInputRequired]. Например, [AtRisk][ActionRequired] Project 43355.

Если вы перечисляете темы совещания, в конце списка можно приписать AOB (any other business), то есть любые другие темы, прочие вопросы. 

Как выразить собственное отношение к вопросу 

Слово IMHO в деловой переписке употребляется нечасто. Популярнее другое выражение: My two cents on this topic:...

Также будет уместным добавить фразу в конце переписки: These are just my two cents, что дословно означает: «Это просто мои два цента», то есть «Мое скоромное мнение». 

Когда вы не уверены на 100% в том, что утверждаете в письме, можно приписать AFAIK (as far as I know).

Еще мне всегда нравится, когда используют идиомы или устойчивые выражения в переписке, это придает краску и делает общение более живым:

Hi Team, if there are no fires to put out tomorrow, I will leave earlier at 4:30 pm.

Let me shed some light on this issue (problem).

Все примеры, описанные в тексте, реальные и применимы на практике. Ставьте фильтры и не заваливайтесь тоннами писем! Don’t get swamped with emails!

Правила этикета при переписке

Рекомендуется уведомлять собеседника о том, что вы получили его письмо. Хороший тон – уточнить, что вы предпринимаете какие-то действия:

I confirm the safe receipt, thank you!

Если совсем нет времени писать целую фразу, напишите хотя бы: Well-received. Или: Well-noted, Duly noted.

Если на ваше письмо не приходит ответа, можно дружелюбно напомнить такими фразами:

A friendly ping to see if you could look into this question

I’d like to circle back on the (subject) which we discussed.

Если вы припозднились с ответом, напишите так:

Sorry for my belated feedback, I was swamped with emails…

Sorry, this is my last-minute heads-up on….

Thanks for your email and apologies for the late reply. My inbox got snowed under and I'm only now digging my way back out.

***

Больше по теме можно почитать ниже: 

HBR: How to write email with military precision https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision

HBR: How to improve your business writing с хорошими кейсами и примерами: https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing

***

Читайте также: 

I think this is a horrible idea: фразы на английском, которых следует избегать, и полезные выражения, чтобы разрешить конфликт

Интервью Юваля Харари, 4 идеи о мотивации сотрудников и 8 отраслей для старта бизнеса в 2017 году: Weekly Digest мировых новостей

Есть идея: открыть школу языкового развития Meliora, чтобы помочь беларусскому бизнесу

Фото: apple.com, startupdaily.net, 8thlight.com

 






Будь в курсе событий
Подпишитесь на наш пятничный дайджест, чтобы не пропустить интересные материалы за неделю